Archiwum Zakładowe Ministerstwa Finansów prowadzi rejestr spisów zdawczo-odbiorczych, na podstawie których komórki organizacyjne Ministerstwa przekazują dokumenty do archiwum. Jest to tak zwany inwentarz ciągły spisów zdawczo-odbiorczych, który zawiera datę przekazania akt do archiwum, nazwę departamentu, ilość pozycji spisu, ilość przekazanych jednostek aktowych oraz kategorię akt.
Ewidencję archiwaliów stanowią spisy zdawczo-odbiorcze podzielone na dwie kategorie akt A i B. W ramach każdej kategorii spisy grupowane są:
• według kolejności wpływów;
• według działów administracji rządowej
• według Departamentów i Biur;
• według kategorii.
Ponadto, dostępne są również spisy akt niearchiwalnych, które za zgodą Archiwum Państwowego zostały zniszczone w minionych latach, oraz spisy dokumentacji archiwalnej przekazanej do Archiwum Akt Nowych.
Archiwum Zakładowe Ministerstwa Finansów posiada następujący zasób akt:
1. Akta własne Ministerstwa Finansów
kat. A – 782 mb z lat 1950-2014
kat. B – 4004 mb z lat 1950-2014
2. Zakład Obsługi Ministerstwa Finansów
kat. B – 17,5 mb z lat 1951-2005
3. Państwowa Komisja Cen
kat. B – 97 mb z lat 1953-1982
4. Urząd Cen
kat. A – 3,6 mb z lat 1982-1985
kat. B – 7,9 mb z lat 1982-1985
5. Ośrodek Badawczo-Rozwojowy Informatyki Finansowej
kat. A – 0,3 mb z lat 1972-1984
6. Fundusz Rozwoju Rynku i Demonopolizacji Handlu
kat. B – 8 mb z lat 1990-1994
7. Instytut Finansów
kat. B – 3,1 mb z lat 1960-1999
8. Fundacja Rozwoju Systemu Finansowego
kat. B – 34 mb z lat 1992-1998
9. Generalny Inspektorat Celny
kat. B – 118 mb z lat 1994-2002
10. Główny Urząd Ceł
kat. A – 0,8 mb z lat 1995-2002
kat. B – 32 mb z lat 1947-2005
11. Kino „Skarb" (wcześniej kino „Niespodzianka")
kat. B – 0,25 mb z lat 1956-1978
12. Państwowa Komisja Planowania Gospodarczego
kat. A – 11 mb z lat 1925-1950
(skrót kat. oznacza kategorię archiwalną akt)
(skrót mb oznacza metry bieżące)
Udostępnianie i wypożyczanie akt z zasobów archiwum zakładowego określają następujące akty prawne:
- ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2016 poz. 1506);
- instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Ministerstwie Finansów, będąca załącznikiem nr 3 do zarządzenia nr 7 Ministra Finansów z dnia 21 stycznia 2016 r.
Dokumentację aktową przechowywaną w archiwum udostępnia się upoważnionym przez kierownika komórki organizacyjnej wnioskującej o jej udostępnienie pracownikom Ministerstwa do celów służbowych, za zgodą kierownika komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła.
Do korzystania z tego zasobu przez osoby fizyczne i osoby prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej do celów naukowo-badawczych i innych, konieczne jest zezwolenie Dyrektora Generalnego.
W pisemnym wniosku o udostępnienie dokumentacji aktowej należy podać w szczególności:
- tytuł dokumentacji archiwalnej lub temat, którego ona dotyczy;
- cel i przewidywany sposób wykorzystania dokumentacji archiwalnej;
- nazwę jednostki organizacyjnej lub imię i nazwisko osoby ubiegającej się o udostępnienie dokumentacji archiwalnej.
Udostępnienie akt odbywa się pod nadzorem pracownika archiwum w pomieszczeniu, gdzie stworzone są odpowiednie warunki do korzystania z akt. Archiwum zakładowe udostępnia wyłącznie całe teczki aktowe, a nie pojedyncze przesyłki lub pisma z nich wyjęte.
Akta z zasobu archiwalnego są udostępniane, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli.
