Notatka z IX spotkania audytorów wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych w dniu 27 stycznia 2011 r.

W ramach kontynuacji wspólnej inicjatywy Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych (Departament DA) oraz Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych IIA Polska w dniu 27 stycznia 2011 r. w Ministerstwie Finansów odbyło się spotkanie z audytorami wewnętrznymi z jednostek sektora finansów publicznych, dedykowane problematyce wdrażania systemu kontroli zarządczej w sektorze publicznym, na przykładzie dobrych praktyk Ministerstwa Infrastruktury.

W spotkaniu uczestniczył Pan Wiesław Szczuka, Podsekretarz Stanu nadzorujący Departament DA. Spotkanie poprowadziła Pani Agnieszka Giebel, Zastępca Dyrektora Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych.

W pierwszej części spotkania Pan Lech Marcinkowski, Zastępca Dyrektora Departamentu Kontroli i Nadzoru Kancelarii Prezesa Rady Ministrów omówił kwestie związane z dyspozycją Prezesa Rady Ministrów w sprawie aspektów oszczędnościowych w administracji w 2011r. Zgodnie z ww. dyspozycją audytorzy wewnętrzni w administracji rządowej w toku realizowanych w 2011 r. zadań audytowych powinni zwrócić uwagę na oszczędne gospodarowanie środkami publicznymi i formułować takie rekomendacje, które przyniosą wymierne korzyści w wydatkach ze środków publicznych lub uskutecznią realizację dochodów budżetowych. Powyższa dyspozycja nie ma, zdaniem Pana Dyrektora, wpływu na niezależność oraz obiektywizm audytorów wewnętrznych.

Pani Agnieszka Giebel, Zastępca Dyrektora Departamentu DA poinformowała uczestników spotkania, iż Ministerstwo Finansów pod koniec 2011 roku zwróci się do kierowników jednostek sektora finansów publicznych z prośbą o informacje na temat wykonania ww. dyspozycji.

Aktualnie, w nawiązaniu do pisma Pana Wiesława Szczuki, Podsekretarza Stanu Ministerstwa Finansów z dnia 20 grudnia 2010 r. skierowanego do kierowników jsfp, w Departamencie DA trwają prace nad wytycznymi dla audytorów wewnętrznych dotyczącymi sposobu wykonania dyspozycji Prezesa Rady Ministrów.

W drugiej części spotkania Pani Marzena Świder, Dyrektor Biura Audytu Wewnętrznego Ministerstwa Infrastruktury przedstawiła proces wdrożenia systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Infrastruktury (MI). Wdrożenie systemu poprzedziły działania informacyjne dotyczące nowych zadań wynikających z przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, dotyczących kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego oraz prace zespołu, którego celem było wypracowanie narzędzi umożliwiających dostosowanie istniejącego systemu kontroli wewnętrznej do zasad funkcjonowania kontroli zarządczej określonych w przepisach ustawy o finansach publicznych. W skład zespołu, którego pracami kierowała Pani Katarzyna Szarkowska, Dyrektor Generalny MI, weszło m.in. kierownictwo Biura Audytu Wewnętrznego, Biura Ministra, Biura Dyrektora Generalnego, Departamentu Budżetu, Biura Informacji i Promocji, Biura Finansowego, Biura Administracyjnego i pionu informatyki Biura Ochrony Informacji Niejawnych. Proces wdrożenia systemu w MI rozpoczęto od grudnia 2010 r. Zespół opracował m.in. wzory planu działalności dla komórek organizacyjnych, arkusza identyfikacji i oceny ryzyka, sprawozdanie z wykonania planu działalności komórek organizacyjnych oraz kwestionariusza samooceny kontroli zarządczej dla komórek organizacyjnych. W MI przyjęto rozwiązanie, iż Biuro Ministra będzie komórką odpowiedzialną za koordynację działań związanych z gromadzeniem planów działalności, sprawozdań oraz informacji dotyczących stanu kontroli zarządczej. Udział komórki audytu wewnętrznego w pracach nad systemem kontroli zarządczej został ograniczony ze względu na jego rolę – ocenę systemu. Komórka brała udział w działaniach edukacyjnych i przygotowaniu podsystemu zarządzania ryzykiem. W ramach prac zespołu przygotowano także mapę ryzyka dla Ministerstwa, która grupuje zakres działalności MI w trzy obszary: działalności podstawowej, działalności wspomagającej i zarządzania.

W kolejnej części spotkania Pani Katarzyna Szarkowska, Dyrektor Generalny Ministerstwa Infrastruktury zaprezentowała wyzwania, przed jakimi stanęła administracja rządowa w 2010 r. w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Wyzwania te dotyczą kontroli zarządczej, budżetu w układzie zadaniowym, planów działalności, zarządzania strategicznego, ewaluacji oraz zarządzania ryzykiem, a także ich wzajemnych relacji.

W ocenie Pani Dyrektor Generalnej system budżetu zadaniowego w Polsce (w kształcie określonym w przepisach ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych) wywołuje określone konsekwencje dla funkcjonowania systemu kontroli zarządczej oraz programowania działań administracji rządowej. Przesądzenie przez ustawodawcę, że budżet w układzie zadaniowym to zestawienie wydatków budżetu państwa (a więc de facto sposób ich klasyfikowania) oraz stosowana metodologia opracowywania corocznego budżetu w układzie zadaniowym, oznaczają w praktyce, że cele ustala się dla zadań i podzadań wyodrębnianych dla potrzeb klasyfikacji wydatków, w ramach przyznanego przez Ministra Finansów limitu środków na wydatki budżetu państwa lub koszty jednostki sektora finansów publicznych, a nie dla polityk publicznych, czy określonych zadań stawianych przez decydentów w procesie tworzenia polityk publicznych. Przygotowanie planów działalności oraz budżetu w układzie zadaniowym (w ramach ustawy budżetowej oraz Wieloletniego Planu Finansowego Państwa) jest ze sobą ściśle powiązane i wymaga od pracowników i kierownictwa ministerstwa umiejętności koordynowania działań w ramach tych procesów. W tym celu w MI opracowywanie planu działalności oraz planowanie i sprawozdawczość w zakresie budżetu zadaniowego odbywa się według harmonogramu obrazującego sekwencję ww. działań. Istnieje potrzeba uporządkowania wzajemnych relacji pomiędzy procesem planowania działalności, jako elementem systemu kontroli zarządczej, a procesami tworzenia budżetu w układzie zadaniowym oraz zarządzaniem strategicznym, ewaluacją i zarządzaniem ryzykiem. Pani Dyrektor Generalna przedstawiła model tych relacji, nawiązujący do cyklu programowania polityk publicznych, stosowanego przez Komisję Europejską przy konstruowaniu programów.

Następnie Pani Dyrektor Generalna przedstawiła opis sposobu realizacji przez MI wymagań wynikających z przepisów ustawy o finansach publicznych w zakresie kontroli zarządczej. Odpowiedzialność kierownictwa komórek organizacyjnych za kształt kontroli zarządczej została ujęta w aktach wewnętrznych urzędu (w regulaminie organizacyjnym). Odpowiedzialność członków kierownictwa ministerstwa za sprawy powierzone przez ministra uregulowana została w przepisach wewnętrznych dotyczących podziału zadań ministra i jego kompetencji pomiędzy sekretarza stanu i podsekretarzy stanu. W system kontroli zarządczej wpleciono zadania związane z tworzeniem planu działalności Ministerstwa, realizacją budżetu w układzie zadaniowym oraz system zarządzania ryzykiem nieosiągnięcia celów wynikających z planu działalności Ministerstwa i planów działalności komórek organizacyjnych. Na bazie planu działalności Ministra, zawierającego cele i mierniki opracowane w ministerstwie oraz cele i mierniki uzgodnione na potrzeby budżetu zadaniowego, 28 komórek organizacyjnych zostało zobowiązanych do opracowania własnych planów działalności. Mają one służyć osiągnięciu celów ministerstwa. Dla ww. planów zostaną zidentyfikowane ryzyka nieosiągnięcia celów oraz mechanizmy kontroli. Pani Dyrektor Generalna stwierdziła również, że priorytetem Ministerstwa na aktualnym etapie prac nad rozwojem systemu kontroli zarządczej jest nauczenie się, jak zarządzać ryzykiem.

Załączniki:

Prezentacja nt. Kontrola zarządcza w Ministerstwie Infrastruktury (plik pdf, 624 KB)

Prezentacja nt. Kontrola zarządcza w Ministerstwie Infrastruktury c.d. (plik pdf, 1,4 MB)