«Powrót

Notatka z LVI spotkania audytorów wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych z dnia 29 stycznia 2015 r.

Notatka z LVI spotkania audytorów wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych z dnia 29 stycznia 2015 r.

Notatka z LVI spotkania audytorów wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych z dnia 29 stycznia 2015 r.

W dniu 29 stycznia 2015 r. w Ministerstwie Finansów odbyło się kolejne spotkanie audytorów wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych. Było to trzecie spotkanie w ramach cyklu dotyczącego efektywnej komunikacji w audycie wewnętrznym. Tematem spotkania było Efektywne i skuteczne komunikowanie się z audytorami jako element wsparcia procesu osiągania celów kierownika jednostki.

Spotkanie otworzyła Pani Monika Kos, radca ministra w Departamencie Polityki Wydatkowej (PW), która podkreśliła, szczególną rolę jaką kierownik jednostki pełni w tworzeniu właściwego systemu informacji i komunikacji w jednostce. Pani Monika Kos zwróciła uwagę, że znaczenie systemu komunikacji dla efektywnego zarządzania jednostką zostało zaakcentowane poprzez wyodrębnienie Grupy D Informacja i komunikacja standardów kontroli zarządczej dla sektora publicznego. Stworzony przez kierownika jednostki system powinien z jednej strony zapewniać dostęp i przepływ informacji niezbędnych pracownikom do realizacji powierzonych im zadań, z drugiej strony dostarczać kierownikowi informacji zarządczej, czyli kompleksowej informacji o funkcjonowaniu jednostki, umożliwiającej podejmowanie bieżących i strategicznych decyzji.

Następnie Pani Monika Kos zwróciła uwagę na rolę audytu wewnętrznego w procesie pozyskiwania informacji na temat funkcjonowania jednostki oraz wskazała główne produkty pracy audytu, które powinny dostarczać kierownikowi jednostki informacji pomocnych w procesie decyzyjnym.

Przedstawiając podstawowe warunki jakie powinny być spełnione, aby informacja z działalności audytu stanowiła cenny wkład do procesu zarządzania Pani Monika Kos zaakcentowała znaczenie profesjonalizmu audytora oraz dobrej komunikacji pomiędzy audytorem i kierownikiem jednostki, w szczególności jasne określenie przez kierownika jego oczekiwań odnośnie do zakresu i formy informacji dostarczanych przez audytora.

Pan insp. Wojciech Baranowski,dyrektor Izby Celnej w Toruniu – prelegent tego spotkania, rozpoczął swoje wystąpienie od omówienia zasad komunikacji w praktyce. Przedstawiając schemat komunikacji, jako kluczowe dla skutecznego przebiegu tego procesu wskazał: aktywny udział nadawcy i odbiorcy, konieczność uwzględnienia możliwych zakłóceń oraz znaczenie informacji zwrotnej i komunikacji niewerbalnej. Pan Dyrektor, w oparciu o własne doświadczenie, omówił także znaczenie znajomości cech osobowościowych własnych i interlokutorów oraz zastosowanie odpowiednich technik aktywnego słuchania dla skuteczności komunikacji interpersonalnej pomiędzy kierownikiem jednostki i pracownikami.

Prelegent przedstawiając zagadnienie sprzężenia zwrotnego pomiędzy uczestnikami procesu audytu zwrócił uwagę na trzy strony zaangażowane w ten proces, czyli kierownika jednostki, audytora wewnętrznego i audytowanego. Pan Dyrektor wskazał odmienne role każdego z uczestników procesu audytu oraz podkreślił, że dopiero zaangażowanie i współpraca pomiędzy wszystkimi stronami pozwoli na efektywne działanie audytu, które prowadzi do wsparcia kierownika jednostki w osiąganiu celów i poprawę działalności jednostki. Szczególne znaczenie ma przepływ i rzetelność informacji, dlatego niezwykle ważne są umiejętności komunikacyjne, które pozwolą na ich pozyskanie i weryfikację.

Pan Dyrektor omawiając rolę kierownika jednostki w budowaniu komunikacji z audytorami przytoczył przykłady praktyki stosowanej w Izbie Celnej w Toruniu. Prelegent prezentując możliwe style kierownicze, klasyfikowane według orientacji na zadania lub ludzi, zarekomendował styl zrównoważony. Jednak jako punkt wyjścia dla tego procesu wskazał przywództwo, rozumiane jako oddziaływanie na pracowników jednostki w taki sposób, aby ich działania wynikały z ich woli i zaangażowania, a nie z przymusu.

W opinii Prelegenta, w budowaniu pozytywnej komunikacji pomiędzy kierownikiem jednostki a audytorem pomocne jest oparcie tej relacji o zasadę partnerstwa, perswazję oraz negocjacje. Ważne jest również aby kierownik potrafił odpowiednio motywować pracowników do efektywnej pracy, m.in. poprzez stworzenie odpowiedniego środowiska, stawianie wyzwań na odpowiednim poziomie, reagowanie w zależności od osiągnięć i okoliczności oraz dobry własny przykład.

Na zakończenie swojego wystąpienia Pan Dyrektor podkreślił, że warunkiem koniecznym dla wniesienia wartości dodanej przez audyt jest profesjonalizm audytora. Odnosząc się do audytu w Izbie Celnej w Toruniu zauważył, że wysoka jakość efektów prac audytorów, stanowi dla niego cenne wsparcie w realizacji celów i zadań jednostki.

Pani Monika Kos podsumowując prelekcję oraz dyskusję, która miała miejsce w trakcie wystąpienia podkreśliła, że audytor wewnętrzny aby wypełnić swoje zadanie dostarczenia kierownikowi jednostki wartościowej informacji zarządczej, musi znać potrzeby i oczekiwania kierownika jednostki. W tym celu niezbędna jest prawidłowa komunikacja pomiędzy kierownikiem jednostki i audytorem. Sytuacja optymalna jest wówczas, kiedy w budowanie komunikacji są w pełni zaangażowane obydwie strony. Mając świadomość, że nie zawsze po stronie kierownika jednostki jest tak wysoka wiedza socjologiczno-psychologiczna, doświadczenie w zakresie zarządzania oraz wola wsparcia i współpracy, jak ma to miejsce w IC w Toruniu, audytorzy tym bardziej powinni dbać o podnoszenie swojego profesjonalizmu, w szczególności umiejętności komunikacyjnych, które są niezbędne do budowania tej relacji.

Po zakończonej prezentacji Pani Monika Kos ponowiła prośbę o przekazywanie dobrych praktyk w zakresie sprawozdawczości oraz przypomniała o możliwości zgłaszania tematów oraz prelegentów na spotkania, które będą organizowane w roku 2015 (na adres: koordynacjaAW@mf.gov.pl ).

W części poświęconej dyskusji, po wyczerpaniu pytań do Prelegenta, miała miejsce sesja dotycząca wyjaśnienia pytań nt. przesyłania do Ministerstwa Finansów Informacji o realizacji zadań z zakresu audytu wewnętrznego w roku 2014.

Prezentacje do pobrania:

Efektywna i skuteczna komunikacja - wprowadzenie (typ:pps, 346 KB)

Efektywne i skuteczne komunikowanie się z audytorami jako element wsparcia procesu osiągania celów kierownika jednostki (typ:pps, 2680 KB)

bip

Informacje o publikacji dokumentu

 
Data utworzenia: 24.02.2015 Data publikacji: 24.02.2015 13:16 Data ostatniej modyfikacji: 12.05.2020 15:32
Autor: Departament Polityki Wydatkowej Osoba publikująca: Monika Kos Osoba modyfikująca: Paulina Pawlik
«Powrót