Notatka z VI spotkania audytorów wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych w dniu 28 października 2010 r.

W dniu 28 października 2010 r. w Ministerstwie Finansów zostało zorganizowane szóste z cyklu spotkań z audytorami wewnętrznymi jednostek sektora finansów publicznych (jsfp) w ramach wspólnej inicjatywy Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych (Departament DA) oraz Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych IIA Polska (SAW IIA Polska).

Spotkanie poprowadziła Pani Monika Kos, Naczelnik Wydziału ds. Współpracy z Zagranicą Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych oraz Pan Marcin Dobruk, Członek Zarządu Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych IIA Polska.

Na spotkaniu Pani Marzena Staniszewska, wieloletni audytor wewnętrzny oraz doradca etyczny w Ministerstwie Infrastruktury przedstawiła prezentację na temat wpływu środowiska wewnętrznego na jakość kontroli zarządczej oraz  sposobów jego oceny.

W pierwszej części spotkania zaprezentowano podstawy teoretyczne problematyki środowiska kontroli. Odwołano się do definicji środowiska kontroli wynikających ze Standardów COSO II oraz Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.

Uczestnikom spotkania zwrócono szczególną uwagę na następujące zagadnienia:

1. Przestrzeganie wartości etycznych (środowisko kontroli jako przestrzeń wartości etycznych przyjętych w jednostce; świadomość istnienia wartości i norm postępowania w danej organizacji, a także mechanizmów kształtowania postaw etycznych - relatywizmu etycznego i konformizmu; przykładowe narzędzia podnoszenia poziomu etycznego: budowanie i wzmacnianie kultury etycznej, kodeksy etyczne, ustanowienie doradcy ds. etycznych).
2. Kompetencje zawodowe (proces rekrutacji w służbie cywilnej zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy; przejrzyste zasady organizowana szkoleń, w tym w służbie cywilnej; zakres odpowiedzialności dostosowany do uprawnień zawodowych; system ocen pracowników skonstruowany z elementem samooceny pracowników).
3. Strukturę organizacyjną (dostosowanie struktury do aktualnych celów i zadań; określenie zakresu zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostki w regulaminie organizacyjnym, określenie aktualnego zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracownika w opisach stanowisk pracy).
4. Delegowanie uprawnień (określenie w regulaminie organizacyjnym jednostki zakresu uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom, ujęcie tych uprawnień w regulaminach departamentów/biur/stanowisk oraz w opisach stanowisk pracy; wydanie pisemnych upoważnień). 

W drugiej części spotkania zostały przedstawione przykłady ankiet i kwestionariuszy przeznaczonych do oceny środowiska wewnętrznego:

• Ocena klimatu, organizacji pracy i satysfakcji
• Ocena środowiska kontroli
• Ankieta dla uczestników procesu monitorowania realizacji zadań w jednostce nadzorowanej
• Indywidualny Arkusz Oceny Pracownika
• Ankieta do oceny kontroli zarządczej

Przeprowadzono dyskusję na temat praktycznych aspektów stosowania badań ankietowych w pracy audytora wewnętrznego, w tym zapewnienia anonimowości odpowiedzi. Jednym ze sposobów uzyskania rzetelnych odpowiedzi jest m.in. osobisty odbiór ankiet. Zwrócono także uwagę, że nawet najlepiej skonstruowane i przeprowadzone badanie ankietowe nie daje gwarancji otrzymania rzetelnych i szczerych informacji. Analiza otrzymanych podpowiedzi musi być dokonana z ostrożnością, a wnioski nie mogą wypływać z pobieżnej analizy wyników. Informacje z badania ankietowego powinny być przedstawione osobom zarządzającym. Decyzja, w jaki sposób wykorzystać wnioski z badania ankietowego, należy do kierownictwa jednostki.

Na koniec spotkania Pani Monika Kos, Naczelnik Wydziału ds. Współpracy z Zagranicą Departamentu DA poinformowała uczestników o temacie kolejnego spotkania oraz zachęciła do dzielenia się przykładami dobrych praktyk z zakresu audytu wewnętrznego i kontroli zarządczej, wdrożone i z sukcesem funkcjonujące w jednostkach sektora finansów publicznych.  

Załącznik:

Prezentacja nt. Środowisko kontroli i sposoby jego oceny (plik pdf, 3,02 MB)