Notatka z VIII spotkania audytorów wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych w dniu 16 grudnia 2010 r.

W dniu 16 grudnia 2010 r. w Ministerstwie Finansów odbyło się kolejne spotkanie z audytorami wewnętrznymi jednostek sektora finansów publicznych (jsfp) w ramach wspólnej inicjatywy Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych (Departament DA) oraz Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych IIA Polska (SAW IIA Polska).

Uczestników spotkania powitali i spotkanie poprowadzili: Pan Sławomir Kacprzak, Dyrektor Departamentu DA, oraz Pan Marcin Dobruk, Członek Zarządu SAW IIA Polska.

Spotkanie rozpoczęła prezentacja Pani Moniki Dziadkowiec, Dyrektor Generalnej Ministerstwa Środowiska. Pani Dyrektor Generalna przedstawiła misję i wizję resortu środowiska, zapoznała uczestników ze strukturą organizacyjną oraz priorytetami Ministra Środowiska, które w ramach planu działalności na rok 2011 zostały przyjęte do realizacji.

Następnie Pan Artur Słabuszewski, Specjalista ds. Koordynacji Kontroli Zarządczej Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego w Ministerstwie Środowiska, szczegółowo omówił rozwiązania wypracowane w ramach projektu „Wdrożenie Systemu Kontroli Zarządczej w Ministerstwie Środowiska" realizowanego w okresie lipiec – listopad br.

Zaprojektowany model systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Środowiska opierać się będzie na trzech filarach wskazywanych w standardach kontroli zarządczej: celach, ryzykach i mechanizmach kontroli. Omawiając model Pan Artur Słabuszewski przedstawił strukturę systemu, zakres odpowiedzialności oraz metodologię przeprowadzania cyklicznej oceny kontroli zarządczej. Projekt „Wdrożenie Systemu Kontroli Zarządczej w Ministerstwie Środowiska" obejmował cztery etapy: audyt wstępny, opracowanie modelu systemu kontroli zarządczej, identyfikację i ocenę ryzyk oraz mechanizmów kontroli, a także podsumowanie wdrożenia i zalecenia. Jako najważniejszy z etapów został wskazany etap trzeci, w ramach którego we wszystkich komórkach Ministerstwa zorganizowano moderowane warsztaty, podczas których zostały wyodrębnione najważniejsze obszary ryzyka. W rezultacie powstała baza informacji na temat ryzyk (rejestr ryzyk). W ramach realizowanego projektu utworzony został Zespół ds. Kontroli Zarządczej, który ma za zadanie m. in. rekomendowanie Ministrowi Środowiska kierunków rozwoju Systemu Kontroli Zarządczej, opiniowanie wyników analizy i oceny ryzyka oraz wyników analizy i oceny stosowanych mechanizmów kontroli oraz wspieranie działań na rzecz zwiększenia świadomości w zakresie kontroli zarządczej. Nowopowstałe Stanowisko ds. Koordynacji Kontroli Zarządczej odpowiadać będzie przede wszystkim za przygotowanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej na podstawie cząstkowych oświadczeń składanych przez właścicieli ryzyka.

Projektem zostaną objęte także jednostki podległe. Jednolity system monitorowania kontroli zarządczej ma funkcjonować na poziomie wszystkich działów kierowanych przez Ministra Środowiska. Podstawowym elementem kontroli zarządczej będzie odpowiedzialność każdego kierownika jednostki za wdrożenie i monitorowanie takich elementów kontroli zarządczej, aby jednostka osiągała wyznaczone jej cele w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

W drugiej części spotkania miała miejsce dyskusja, w ramach której poproszono Panią Dyrektor Generalną Monikę Dziadkowiec o podzielenie się spostrzeżeniami dotyczącymi procesu wdrażania systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Środowiska. Jako najtrudniejszy i zasadniczy element Pani Dyrektor Generalna wskazała podejście do zagadnienia kontroli zarządczej ścisłego kierownictwa jednostki – wsparcie ze strony kierownictwa jest koniecznym elementem do osiągnięcia sukcesu w procesie wdrażania systemu kontroli zarządczej. Dalsza dyskusja dotyczyła roli firm zewnętrznych w procesie tworzenia systemu kontroli zarządczej. Wsparcie firm zewnętrznych oceniono pozytywnie, jednak wskazano, iż zasadniczą pracę w tym zakresie musi wykonać ze względu na specyfikę działalności sama jednostka. W dyskusji zabrał głos audytor wewnętrzny Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, który podzielił się doświadczeniami z procesu tworzenia systemu kontroli zarządczej w swojej jednostce, wdrażanego w ramach analogicznego projektu.

Zarówno organizatorzy jak i uczestnicy spotkania zwrócili uwagę na wysoki stopień zaawansowania prac we wdrażaniu systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Środowiska. Pani Dyrektor Generalna Monika Dziadkowiec podkreśliła, że każda organizacja w swojej codziennej działalności napotyka na ryzyko, które może jej uniemożliwić realizację celów, a ryzyko takie należy zidentyfikować i odpowiednio nim zarządzać.

Załączniki:

Prezentacja nt. Ministerstwa Środowiska (plik pdf, 955 KB)

Prezentacja nt. System kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem w Ministerstwie Środowiska (plik pdf, 839 KB)