Notatka z XII spotkania audytorów wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych w dniu 28 kwietnia 2011 r.

W ramach kontynuacji wspólnej inicjatywy Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych oraz Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych IIA Polska w dniu 28 kwietnia 2011 r. w Ministerstwie Finansów odbyło się kolejne spotkanie z audytorami wewnętrznymi jednostek sektora finansów publicznych.

Uczestników spotkania powitała Pani Agnieszka Giebel, Zastępca Dyrektora Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych. Spotkanie poprowadziła Pani Monika Kos, Naczelnik Wydziału ds. Współpracy z Zagranicą.

Tematem spotkania była Rola audytu wewnętrznego w procesie wdrażania kontroli zarządczej na przykładzie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego. Prezentację przedstawili: Pani Jolanta Sałęga oraz Pan Robert Lipka, audytorzy wewnętrzni w Zespole Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego w Katowicach.

Pan Robert Lipka zaprezentował rozwiązania organizacyjne zastosowane w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego, mające na celu zapewnienie w Urzędzie efektywnej kontroli zarządczej. W Urzędzie została utworzona odrębna, niezależna komórka organizacyjna o nazwie Zespół Kontroli Zarządczej, umocowana w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Marszałkowskiego.W skład Zespołu weszło: Stanowisko ds. koordynacji kontroli zarządczej oraz Stanowisko ds. koordynacji zarządzania ryzykiem.

Główne zadaniastanowiska ds. obsługi kontroli zarządczej:

• ustalenie rodzajów celów (niefinansowych i finansowych),
• rozliczanie z realizacji zadań,
• analiza osiągniętych wyników,
• opracowanie sprawozdań z realizacji zadań i usług publicznych,
• raportowanie o realizacji zadań i celów,
• upowszechnianie informacji niezbędnych do sprawnej realizacji systemu kontroli zarządczej w Urzędzie oraz w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych,
• współpraca z Zespołem Audytu Wewnętrznego, Pełnomocnikiem ds. systemu zarządzania jakością oraz Wydziałem Kontroli w zakresie doskonalenia systemu kontroli zarządczej.

Stanowisko odgrywa kluczową rolę we wspomaganiu działań kierowników komórek organizacyjnych Urzędu oraz kierowników wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych w zakresie planowania zadań, budżetowania czasu i wydatków oraz ustalania celów strategicznych jednostki z punktu widzenia rozwoju województwa. Kierownictwo Wydziałów Urzędu oraz samorządowe jednostki organizacyjne proponują cele działania,  natomiast Stanowisko ocenia je oraz weryfikuje pod kątem ważności wynikającej ze Strategii Rozwoju Województwa Śląskiego na lata 2000-2020.

Ponadto do zadań Stanowiska należy ocena projektów wydatków i budżetów wykonawczych przygotowywanych przez komórki organizacyjne Urzędu oraz wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne pod kątem ich zgodności z obowiązującymi założeniami oraz ewentualne wprowadzanie zmian w tych projektach.

Główne zadania stanowiska ds. koordynacji zarządzania ryzykiem:

• wdrażanie systemu kontroli zarządczej oraz systemu zarządzania ryzykiem w Urzędzie
• opracowanie procedur zarządzania ryzykiem w Urzędzie, ustalanie celów działalności komórek organizacyjnych Urzędu dla potrzeb procesu zarządzania ryzykiem we współpracy z kierownictwem najwyższego szczebla, kierownikami komórek organizacyjnych oraz Stanowiskiem ds. koordynacji kontroli zarządczej,
• wspomaganie działań kierowników komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie identyfikacji i analizy ryzyk, które mogą wpłynąć na zdolność komórek organizacyjnych do realizacji ustalonych dla ich działalności celów,
• tworzenie zbiorczego rejestru ryzyk na podstawie wydziałowych rejestrów ryzyk
• identyfikację i analizę ryzyk strategicznych na podstawie rejestrów ryzyk oraz wyników z monitorowania i oceny systemu kontroli zarządczej,
• opracowywanie propozycji reakcji na ryzyka strategiczne.

Kierownictwo właściwych Wydziałów Urzędu współpracować będzie z kierownikami wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych w procesie tworzenia rejestrów ryzyk na poziomie operacyjnym, przekazywanych następnie do Stanowiska ds. koordynacji zarządzania ryzykiem. Stanowisko opracowuje zbiorczy rejestr ryzyk oraz identyfikuje i analizuje ryzyka strategiczne, a także sporządza okresowe raporty dla Marszałka w oparciu o zbiorczy rejestr ryzyk i  ocenę ryzyk strategicznych. W oparciu o okresowe raporty Marszałek Województwa Śląskiego zapewniać będzie wdrożenie systemu zarządzania ryzykiem, podejmie decyzje w sprawie reakcji na ryzyko, ustali właścicieli ryzyk, w szczególności ryzyk strategicznych oraz zapewni monitorowanie systemu zarządzania ryzykiem.

Główne zadania Zespołu Audytu Wewnętrznego oraz podjęte przez ZAW działania w systemie wdrożenia kontroli zarządczej

Zespół Audytu Wewnętrznego poprzez rozpowszechnianie wiedzy na temat systemu kontroli zarządczej oraz  diagnozę stanu kontroli zarządczej udziela wsparcia dla działań Zespołu Kontroli Zarządczej.

W ramach upowszechniania wiedzy nt. kontroli zarządczej Zespół Audytu Wewnętrznego zorganizował cykl szkoleń dla kadry kierowniczej Urzędu oraz wojewódzkich jednostek organizacyjnych. Jednostki podzielono ze względu na ich specyfikę w następujący sposób:

• placówki oświatowe,
• jednostki służby zdrowia,
• instytucje kultury,
• inne jednostki organizacyjne.

Tematyka szkoleń obejmowała:

• założenia systemu kontroli zarządczej,
• środowisko wewnętrzne,
• cele i zarządzanie ryzykiem,
• monitorowanie i ocena systemu kontroli zarządczej.

Po szkoleniach uczestnicy otrzymywali prezentacje, a także Kwestionariusze kontroli zarządczej, które powypełnieniu odsyłali do Zespołu Audytu Wewnętrznego Urzędu.

W ramach działań mających na celu diagnozę stanu systemu kontroli zarządczej Wydziały Urzędu Marszałkowskiego oraz jednostki organizacyjne otrzymywały, opracowane w oparciu o Standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych,Kwestionariusze kontroli zarządczej (odrębny kwestionariusz dla Urzędu oraz odrębny dla jednostek).

Dodatkowo w przypadku wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych opracowano Kwestionariusz samooceny, który miał służyć do:

• wytypowania najistotniejszych dla jednostki czynności, działań, decyzji,
• identyfikacji najważniejszych zagrożeń dla prawidłowej realizacji wytypowanych obszarów i procesów realizowanych zadań;
• analizie istniejących procedur postępowania pozwalających zminimalizować ryzyko wystąpienia zidentyfikowanych zagrożeń
• analizie działań jednostki mogących wpływać na opinię publiczną.

Przy pomocy Kwestionariuszy Wydziały Urzędu oraz jednostki organizacyjne dokonały samooceny/diagnozy stanu obecnie funkcjonującego systemu kontroli zarządczej, co pozwoliło wyodrębnić/zidentyfikować obszary wymagające doskonalenia.

Informacje uzyskane z Kwestionariuszy wykorzystywane są wyłącznie  na potrzeby audytu wewnętrznego – ich wyniki służą planowaniu oraz badaniom audytowym.Przeprowadzone w 2010r. działanie odpowiada analogicznemu działaniu przeprowadzonemu w 2005r. W związku  z tymi działaniami Zespół Audytu Wewnętrznego dysponuje materiałem pozwalającym przeprowadzić analizę porównawczą rozwoju organizacyjnego jednostek wojewódzkich.

W trakcie wystąpienia zostały zaprezentowane wzory niektórych dokumentów roboczych opracowanych i stosowanych w Zespole Audytu Wewnętrznego.

W dalszej części spotkania Pani Jolanta Sałęga przedstawiła zagadnienia dotyczące analizy poziomu rozwoju instytucjonalnego jednostki samorządu terytorialnego oraz zapoznała uczestników spotkania z przeprowadzonym w 2006r. badaniem audytowym w zakresie przestrzegania w jednostce norm etycznych. W ankiecie, którą Pani Sałęga opracowała, badała m. in. odczucia pracowników dotyczące posiadania przez ich przełożonych kompetencji społecznych koniecznych do zarządzania zespołem. Badanie miało na celu m.in. udzielenie odpowiedzi na pytanie o potrzebę opracowania kodeksu etyki oraz powołania Komisji ds. Etyki. Przy tej okazji Pani Jolanta Sałęga wskazała na opracowanie pt. „Etyczne aspekty działania samorządu" dostępne na stronie internetowej Małopolskiej Szkoły Administracji Publicznej. Planowane jest także przeprowadzenie badania ewaluacyjnego, mającego dać odpowiedź na pytanie, jakie zmiany wniósł w funkcjonowanie Urzędu wprowadzony Kodeks Etyki.

Na koniec spotkania Pan Arkadiusz Pieniący, Prezes Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych IIA Polska podziękował w imieniu Stowarzyszenia uczestnikom za wysoką frekwencję na każdym spotkaniu oraz zachęcił do udziału w mającej odbyć się w dniu 31 maja br. corocznej konferencji organizowanej przez Stowarzyszenie, poświęconej zagadnieniom audytu wewnętrznego.

Załącznik:

Prezentacja nt. Rola audytu wewnętrznego w procesie wdrażania kontroli zarządczej na przykładzie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego (plik pdf, 171 KB)