Notatka z XIII spotkania audytorów wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych w dniu 26 maja 2011 r.

W ramach kontynuacji wspólnej inicjatywy Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych oraz Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych IIA Polska w dniu 26 maja 2011 r. w Ministerstwie Finansów odbyło się kolejne spotkanie z audytorami wewnętrznymi jednostek sektora finansów publicznych.

Spotkanie poprowadziła Pani Agnieszka Giebel, Zastępca Dyrektora Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych. Zarząd IIA Polska reprezentował Pan Marcin Dobruk. 

Podczas spotkania omówione zostały tematy: Zarządzanie ryzykiem i kontrola zarządcza w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego (zwany dalej jako: UMWM) - zaprezentowany przez Pana Marcina Kaszubę, Kierownika Biura ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania UMWM w Warszawie oraz Kontrola zarządcza w Samorządzie Województwa Mazowieckiego - przedstawiony przez Pana Michała Stelmańskiego, Kierownika Biura Audytu Wewnętrznego UMWM w Warszawie.

W ramach pierwszego z tematów Pan Marcin Kaszuba zaprezentował zakres podmiotowy i przedmiotowy UMWM oraz podstawowe założenie przyjętego w Urzędzie Zintegrowanego Systemu Zarządzania (dalej jako ZSZ). Działalność Urzędu ukierunkowana jest na realizację celów, z których podstawowym jest zaspokojenie potrzeb obywateli w sposób terminowy, rzetelny i kompetentny. Wdrożenie ZSZ było rozumiane, jako środek do osiągnięcia wyznaczonych celów Urzędu, a nie cel sam w sobie. 

Zgodnie z przyjętą strukturą zarządzania, ZSZ nadzoruje Sekretarz Województwa - Dyrektor Urzędu, a zadania w obszarze ZSZ realizuje Pełnomocnik ds. ZSZ wspierany przez Biuro ds. ZSZ, a także Zespoły zadaniowe, Koordynatorów, Audytorów oraz Właścicieli procesów.

ZSZ obejmuje systemy: zarządzania jakością, zarządzania środowiskiem, zarządzania BHP, przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym oraz zarządzania bezpieczeństwem informacji. Przyjęty system opiera się na podejściu procesowym. Wyodrębnione w UMWM procesy zostały podzielone na procesy zarządzania organizacją, planowania i realizacji usług oraz wspomagające. Opis procesów zawarty jest w Księdze zarządzania procesami.

Zarządzanie ryzykiem i kontrola zarządcza w ZSZ są również rozpatrywane w podejściu procesowym. W proces zarządzania ryzykiem w UMWM zaangażowani są wszyscy pracownicy organizacji na wszystkich jej szczeblach. Obejmuje on następujące obszary: zadania powierzone do realizacji samorządowi województwa (w ramach kontroli zarządczej), bezpieczeństwo informacji, ryzyko korupcyjne, fundusze unijne, informatykę, bezpieczeństwo i higienę pracy oraz środowisko. Pierwsza analiza ryzyka bezpieczeństwa informacji została przeprowadzona w Urzędzie w 2008 r. System w pierwszym etapie wdrażany był przy wsparciu firmy zewnętrznej, ale gros pracy, przede wszystkim modyfikacja systemu, było zrealizowane w oparciu o zasoby Urzędu. Uzupełnieniem procesu zarządzania ryzykiem jest Plan Ciągłości Działania Urzędu, zawierający scenariusze awaryjne dotyczące kluczowych zagrożeń. Zarządzanie ryzykiem zostało omówione na przykładzie obszaru bezpieczeństwo informacji (szeroko przedstawione w załączonej prezentacji).

Kontrola zarządcza w UMWM została wprowadzona na podstawie Zarządzenia Marszałka Województwa Mazowieckiego z dniem 7 grudnia 2010 r. Zgodnie z Zarządzeniem wyodrębniono cztery poziomy zarządzania w kontroli zarządczej w UMWM, tj.: dyrektorzy departamentów i kancelarii, Zespół ds. Zarządzania Ryzykiem Zadań Powierzonych do Realizacji Samorządowi Województwa (dalej jako ZRZPdRSW), Sekretarz Województwa – Dyrektor Urzędu Marszałkowskiemu nadzorujący ww. Zespół oraz Marszałek Województwa Mazowieckiego odpowiedzialny za całość systemu.

Przystępując do wdrażania systemu przeprowadzono analizę dokumentów i programów pod kątem istotności dla funkcjonowania systemu kontroli w UMWM. Część dokumentów została zmodyfikowana. Zgodnie z cyklem kontroli zarządczej w UMWM dyrektorzy w terminie do 30 listopada dostarczają do Zespołu ds. ZRZPdRSW karty analizy ryzyka przygotowane w ramach nadzorowanych komórek. Zespół przygotowuje zbiorczą analizę ryzyka, którą następnie przekazuje do Sekretarza Województwa. Zarówno Zespół, jak i Sekretarz mają prawo modyfikacji informacji, ale jej podstawę stanowią karty analizy ryzyka przekazane przez dyrektorów. Kolejnym etapem jest opracowanie Planu Działania Samorządu Województwa Mazowieckiego na podstawie wybranych elementów rocznych planów departamentów. Kolejnym etapem jest realizacja planów i zadań priorytetowych. Następnie do końca stycznia następnego roku składane są raporty z działalności oraz Oświadczenia cząstkowe kierowników jednostek organizacyjnych dotyczące stanu kontroli zarządczej. Wzór dokumentu zawiera 4 części:

1. Dane pozwalające zidentyfikować jednostkę i osobę, która sporządziła Oświadczenie;
2. Tabelę, przedstawiającą rozpisane w oparciu o Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych opublikowane przez Ministra Finansów elementy kontroli zarządczej, rozszerzone o kolumny pozwalające na określenie czy konkretne standardy są: zapewniane, częściowo zapewniane lub nie zapewniane oraz kolumnę na istotne uwagi, dodatkowe informacje i wyjaśnienia;
3. Część zawierającą algorytmy określone oddzielne dla jednostek, które prowadzą audyt wewnętrzny lub go nie prowadzą, pozwalające na wyliczenie, na podstawie danych zawartych w tabeli, wartości procentowej poziomu spełnienia standardów. W tym celu przyjęto następujące przedziały: 75 – 100% zapewnia; 51 – 74% częściowo zapewnia, 0-50% nie zapewnia. W zależności od uzyskanej wartości w tej części oświadczenia kierownik jednostki określa czy ogól podjętych przez niego działań w jednostce zapewnia podstawowe wymagania odnoszące się do kontroli zarządczej.
4. Tabelę, z wymienionymi elementami Standarów, w której kierownik jednostki powinien wskazać niezbędne (istotne) usprawnienia/działania mające na celu osiągnięcie stanu kontroli zarządczej zgodnej ze standardami.

Informacja o realizacji planów wraz z Oświadczeniem o stanie kontroli zarządczej jest przedkładana Zarządowi Województwa.

Odpowiadając na pytania zadawane przez uczestników spotkania Pan Marcin Kaszuba wyjaśnił, że wdrażanie systemów funkcjonujących w UMWM następowało stopniowo (np. system antykorupcyjny w 2007 r., zaś zarządzania ryzykiem w 2008 r.) i etapowo (np. wdrażanie elektronicznego systemu obiegu dokumentów rozpoczęto w jednym z departamentów Urzędu, a następnie stopniowo rozszerzano na pozostałe komórki organizacyjne). Wdrażanie systemu poprzedzane było odpowiednimi szkoleniami i warsztatami przeprowadzanymi na praktycznych przykładach podawanych przez uczestników szkoleń. Szkolenia pracowników odbywają się od początku zatrudnienia. Polem doświadczalnym przy wdrażaniu nowych narzędzi i systemów jest Departament Organizacji UMWM. Efekty wypracowane w procesie wdrażania są następnie rozszerzane na kolejne departamenty.

Początkowy opór przed zmianą ustąpił dzięki szkoleniom i skuteczności samych systemów. Badany jest regularnie poziom satysfakcji klientów wewnętrznych oraz zewnętrznych Urzędu. 

Zadania w zakresie zarządzania ryzykiem nie są wpisane do zakresu poszczególnych osób, wynikają z metodyki przyjętej w Urzędzie, zgodnie z którą dyrektorzy departamentów przekazują karty analizy ryzyka. Terminy realizacji zadań są uzgadniane, a ich wykonanie rozliczane.

W drugiej części spotkania Pan Michał Stelmański w ramach tematu Kontrola Zarządcza w Samorządzie Województwa Mazowieckiego omówił niezbędne dokumenty, przedstawił plan wdrożenia modelu kontroli zarządczej oraz zadania Zespołu ds. Kontroli Zarządczej.

Wstępne działania w zakresie wdrożenia systemu obejmowały szkolenia audytorów w zakresie praktycznego podejścia do kontroli zarządczej, wykorzystanie dobrych praktyk wypracowanych w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2007 – 2013 w zakresie systemu oświadczeń, przeprowadzenie audytu zerowego zgodności funkcjonowania UMWM ze standardami kontroli zarządczej oraz przyjęcie Planu wdrożenia modelu kontroli zarządczej w Samorządzie Województwa. Na podstawie audytu zerowego stwierdzono, że ZSZ spełnia 98% wymogów kontroli zarządczej, brakowało jedynie zarządzania ryzykiem w podejściu zadaniowym.
Plan wdrożenia obejmował powołanie Zespołu ds. Kontroli Zarządczej, opracowanie niezbędnych dokumentów, szkolenia dla kierowników jednostek organizacyjnych oraz pracowników Urzędu, zebranie oświadczeń, analiza oświadczeń, wydanie rekomendacji oraz przygotowanie i podpisanie oświadczenia przez Marszałka.

W skład Zespołu wchodzą osoby odpowiedzialne za: funkcjonowanie ZSZ, audyt wewnętrzny (wyniki audytów), kontrolę wewnętrzną (informacje o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych), finanse i budżet województwa, nadzór właścicielski.
Do zadań Zespołu należy: zebranie i analiza oświadczeń podpisanych przez dyrektorów departamentów/Kancelarii UMWM oraz kierowników wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych, informowanie Marszałka o rażących nieprawidłowościach i lukach systemu, przedstawianie propozycji rozwiązań systemowych usprawniających system kontroli zarządczej oraz przedstawianie Marszałkowi rekomendacji wraz z uzasadnieniem w zakresie podpisania Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (szczegóły zawiera załączona prezentacja). Marszałek Województwa Mazowieckiego podpisuje oświadczenie o stanie kontroli zarządczej do dnia 30 kwietnia każdego roku za rok poprzedni. Oświadczenie publikowane jest w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu.

W ramach dyskusji Pan Michał Stelmański wyjaśnił, że Marszałek, pomimo iż nie ma ustawowego obowiązku, podpisuje i publikuje Oświadczenie w celu dostarczenia obywatelom zapewnienia o funkcjonowaniu kontroli zarządczej. Zostało również wyjaśnione, że udział audytora w pracach Zespołu ds. Kontroli Zarządczej nie narusza Standardów Audytu Wewnętrznego, ponieważ zakres jego działań obejmuje referowanie wyników zadań audytu, przeprowadzanych zgodnie ze standardami COSO oraz czynności doradczych.