Notatka z XVI spotkania audytorów wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych w dniu 25 sierpnia 2011 r.

W ramach kontynuacji wspólnej inicjatywy Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych oraz Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych IIA Polska w dniu 25 sierpnia 2011 r. w Ministerstwie Finansów odbyło się kolejne spotkanie z audytorami wewnętrznymi jednostek sektora finansów publicznych.
Spotkanie poprowadziła Pani Agnieszka Giebel, Zastępca Dyrektora Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych. Zarząd SAW IIA Polska reprezentowali: Pan Marcin Dobruk, Wiceprezes Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych IIA Polska oraz Pani Grażyna Wójcik, Członek Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych IIA Polska.

Prezentację na temat „Jaką miarą mierzyć sukces audytu wewnętrznego?" przedstawił Pan Konrad Knedler, Konsultant Audit Solutions, Certyfikowany Audytor Wewnętrzny (CIA, CGAP, Zaświadczenie MF), doświadczony trener w zakresie audytu wewnętrznego.

Spotkanie utrzymane było w konwencji otwartej dyskusji, w której w pierwszej części postawiono następujące pytania:

• Po co wprowadzony został audyt wewnętrzny w administracji publicznej?
• Czy na bazie wieloletnich doświadczeń potrzebny jest audyt wewnętrzny w jsfp?

Prelegent zwrócił uczestnikom uwagę na uzasadnienie ex ante (realizacja przepisów ustawy o finansach publicznych, wymogi Komisji Europejskiej, usprawnienie pracy administracji publicznej) oraz ex post istnienia funkcji AW (między innymi gdzie i czy w ogóle widoczne jest polepszenie sprawności jednostek, jakie są koszty funkcjonowania AW, jakie wymierne korzyści przynosi istnienie AW, czy istnieje w polskiej administracji publicznej kwantyfikacja sprawności itp.).

W dalszej części wykładu Pan Konrad Knedler zaprezentował następujące zagadnienia:

1. Model Agencji – audyt wewnętrzny w sektorze prywatnym,
2. Model wewnętrzny audytu IA-CM (Internal Audit Capability Model) - opracowany przez IIA we współpracy z Bankiem Światowym,
3. Matrycę Modelu wewnętrznego audytu IA-CM z uwzględnieniem elementów audytu wewnętrznego,
4. Miary sukcesu audytu wewnętrznego w jednostce uwzględniające:
   • wpływ praktyki, strategii, prawa i regulacji audytu wewnętrznego: na relacje z klientami zewnętrznymi i wewnętrznymi, na przebieg procesu audytu wewnętrznego, na innowacje i umiejętności,
   • ocenę audytu wewnętrznego przez komitety audytu, zaangażowanie w proces doskonalenia kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem.
5. Pojęcia związane z oceną mierzenia sukcesu audytu wewnętrznego: racjonalność, spójność celów, niezależność, sprawność, profesjonalizm.
6. Potencjał audytu wewnętrznego uzasadnieniem jego istnienia – udoskonalanie kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem (agent zmian – V poziom), oszczędności, usprawnianie jednostki, wychodzenie naprzeciw oczekiwaniom kierownictwa itp.

Pan Konrad Knedler na przykładzie Modelu Agencji z sektora prywatnego przedstawił uzasadnienie do korzystania z usług audytu wewnętrznego w Agencji jako elementu systemu nadzoru (audyt zewnętrzny) bądź systemu kontroli (audyt wewnętrzny). Z uwagi na różny cel mocodawcy (właściciela) i agentów (zarządów, prezesów) pojawia się asymetria informacji, niespójność celów, pokusa nadużyć. O występowaniu tych zjawisk mocodawca jest poinformowany i świadomy ich występowania. To podejście sprawia, że musi mieć dużo większe informacje niż podległy mu agent. Stanowi również motywację do tworzenia systemu nadzoru i kontroli w agencji.
W dalszej części Prelegent przestawił model wewnętrzny audytu IA-CM (oraz jego matrycę po nałożeniu elementów audytu wewnętrznego), który stanowi ramy oceny skuteczności audytu wewnętrznego w administracji i całym sektorze publicznym. Obrazuje poziomy i etapy rozwoju audytu wewnętrznego. Przeznaczony jest do samooceny, budowania zdolności i poprawy efektywności audytu wewnętrznego. W ocenie Pana Konrada Knedlera i części audytorów, audyt wewnętrzny w Polsce (po 9 latach funkcjonowania) można umiejscowić na 3 poziomie – Zintegrowanie: profesjonalne praktyki AW stosuje się w spójny sposób.

Identyfikacja poziomu i etapu, na którym znajduje się audyt wewnętrzny w jednostce pozwala na ustalenie miar sukcesu. Jako przykłady takich miar podano: ankiety satysfakcji z audytu (np. członków SAW IIA Polska), ocena audytorów wewnętrznych przez zarządzających i innych klientów ankietowanych (w sprawie roli audytu wewnętrznego, czy jest wystarczająca), kompletność wskazania wszystkich istotnych ryzyk, czy kierownictwo zajęło się ich usunięciem, ankiety poaudytowe, % wdrożonych rekomendacji (kluczowy miernik sukcesu), wychodzenie naprzeciw oczekiwaniom kierownictwa, liczba skarg na audytorów wewnętrznych, istotność spraw objętych audytem, wykonanie planu audytu wewnętrznego, liczba usprawnień procesów, liczba istotnych ustaleń audytowych, liczba powtarzających się ustaleń, kwota oszczędności, liczba technik z zapewnieniem wysokiej jakości jakie stosujemy w komórce audytu wewnętrznego, długość czasu jaki upływa od zakończenia czynności audytowych do opublikowania raportu (w UE czasami jest to 1 rok), doświadczenie audytorów itd.

Pani Dyrektor Agnieszka Giebel przestrzegła, że stosowanie miernika „% wdrożonych rekomendacji", może być zachętą do wydawania łatwych do wdrożenia choć nieambitnych rekomendacji. Pan Konrad Knedler ustosunkował się do tej wypowiedzi, uzupełniając, że mierząc sukces audytu wewnętrznego należy brać pod uwagę wiele mierników, ponieważ może wystąpić "pokusa nadużyć".

Na koniec wykładu przy omawianiu źródeł, które się uwzględnia przy mierzeniu sukcesu (tj. racjonalność, spójność celów, niezależność, sprawność, profesjonalizm), podjęta została przez uczestników dyskusja wykazująca, że nie zawsze sukces zależy tylko od audytorów wewnętrznych. Zastanawiano się, czy w obecnych realiach audytorzy wewnętrzni, komitety audytu mogą być niezależni czy raczej dążą do niezależności. Padło stwierdzenie, że czasami audytorzy nie wiedzą, jakie są cele zarządzającego (cele mogą być artykułowane, ale bywają też ukryte). Ponadto w Polsce, przy niezbyt doskonałym prawie, na pierwszym miejscu stawiana jest zgodność a później sprawność, co skutkuje trudnością w zarządzaniu ryzykiem. Audytorzy są zobowiązani do profesjonalizmu ale często mają zbyt krótkie terminy wykonywania wielu prac, niedostateczną liczbę audytorów do realizacji zadań, co nie sprzyja profesjonalizmowi. W toku dyskusji pojawiła się też kwestia ujawniania wszystkich stwierdzonych w trakcie audytu nieprawidłowości. W opinii niektórych uczestników spotkania wykazywanie wszystkich nieprawidłowości nie jest korzystne, gdyż może stanowić podstawę działań kontrolnych NIK. Były też głosy o pozytywnej praktyce stosowanej przez audytora zewnętrznego – NIK stwierdzając, iż dane obszary zostały zbadane przez audytora wewnętrznego, nie zajmował się nimi ponownie w trakcie prowadzonych czynności. Pani Dyrektor Agnieszka Giebel podkreśliła konieczność współpracy z NIK oraz efekty z niej płynące dla budżetu państwa.

Pan Konrad Knedler zadał pytanie audytorom, czy stosują w swojej pracy benchmarking. Metoda benchmarkingu polega na porównaniu określonych cech jednostki z wynikami osiąganymi przez organizacje wykazujące najwyższą efektywność działania w danym obszarze, co pozwala na naśladowanie sprawdzonych wzorów. Uczestnicy podnosili w dyskusji argumenty uzasadniające niemożność stosowania tej metody z uwagi na specyfikę swoich jednostek. Prelegent przekonywał, że w jego ocenie stosowanie benchmarkingu w audycie jest jak najbardziej możliwe i wyjaśnił, że niektóre organizacje na zachodzie dokonują porównania nawet między znacznie różniącymi się między sobą branżami np. lotnictwa ze stacjami benzynowymi. Gorąco zachęcał do zastosowania tej metody. Pani Dyrektor Agnieszka Giebel wsparła prelegenta stwierdzając, że Ministerstwo Finansów pracuje nad benchmarkingiem. Propozycja do wykorzystania dla audytorów będzie wkrótce opublikowana na stronie internetowej Ministerstwa Finansów w zakładce Bezpieczeństwo Finansowe.

Na zakończenie prowadząca Pani Agnieszka Giebel podziękowała prelegentowi oraz uczestnikom spotkania. Pani Grażyna Wójcik serdecznie zapraszała audytorów do udziału w konferencji organizowanej przez SAW IIA Polska w Zakopanem w dniach od 28 do 30 września 2011 r.

Prezentacja: Jaką miarą mierzyć sukces Audytu Wewnętrznego? (plik pdf, 520 KB)