Notatka z XVIII spotkania audytorów wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych w dniu 27 października 2011 r.

W ramach kontynuacji wspólnej inicjatywy Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych oraz Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych IIA Polska w dniu 27 października 2011 r. w Ministerstwie Finansów odbyło się kolejne spotkanie z audytorami wewnętrznymi jednostek sektora finansów publicznych. Temat spotkania dotyczył wzajemnych relacji audytu wewnętrznego oraz samooceny i oceny jakości w instytucjach publicznych.

Uczestników spotkania powitali: Pani Monika Kos – Naczelnik Wydziału ds. Współpracy z Zagranicą w Departamencie Audytu Sektora Finansów Publicznych oraz Pan Marcin Dobruk – Wiceprezes SAW IIA Polska. Pani Monika Kos przedstawiła informację o bieżących i planowanych w najbliższej przyszłości działaniach prowadzonych przez Departament Audytu Sektora Finansów Publicznych, a następnie przekazała głos Prelegentowi.

Prezentację na temat „Audyt a samoocena i ocena jakości w instytucjach publicznych" poprowadził Pan Grzegorz Piątak, CIA, CGAP Audytor Wewnętrzny Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Zielonej Górze, trener w zakresie audytu wewnętrznego, finansów publicznych i funduszy strukturalnych UE.

Myślą przewodnią prelekcji było poszukiwanie skutecznych sposobów realizacji misji audytu wewnętrznego przez inspirowanie i zachęcanie jednostek do aktywnego polepszania jakości i skuteczności działania. Opierając się na wytycznych zawartych w Standardach (MSPZAW) Prelegent odniósł się do kluczowych obiektów i kryteriów objętych oceną audytora wewnętrznego. Zgodność, skuteczność i efektywność działalności jednostki jest determinowana przez jakość ładu organizacyjnego, kontroli i zarządzania ryzykiem. Przy czym pojęcie zgodności nie może być utożsamiane wyłącznie z literalnym trzymaniem się przepisu prawa. Aby osiągać właściwą jakość, administracja musi monitorować efektywność wdrażania prawa. Traktując przepisy jako narzędzie realizacji praw i egzekwowania obowiązków obywatelskich, administracja musi analizować skuteczność tego narzędzia. Dbając o klientów i interesariuszy administracji publicznej trzeba mieć świadomość różnorodności usług publicznych i świadomość różnych aspektów oceny jakości tych usług.

Odwołując się do szerokiego spektrum doświadczeń związanych z prowadzeniem audytu wewnętrznego w sektorze publicznym i ocenami zewnętrznymi jakości audytu wewnętrznego Prelegent nakreślił szereg parametrów, koniecznych do uwzględnienia podczas audytorskiej oceny jakości jednostki w sektorze publicznym. Brak porównywalności działalności różnych segmentów administracji, problemy z identyfikacją klienta i pomiarem jego satysfakcji, problem mierników działania, szczególnie tam gdzie konieczne jest zapewnienie ciągłości gotowości do świadczenia usług, to tylko niektóre uwarunkowania utrudniające ocenę jakości.

Audytor wewnętrzny jednostki sektora publicznego w sposób ograniczony może korzystać z biznesowych narzędzi pomiarowych, bowiem misja tego sektora różni się często od przedsięwzięć komercyjnych. Stąd tak ważne jest odpowiednie rozpoznanie tej misji. Prelegent podkreślił wagę współdziałania audytu wewnętrznego i jednostki we właściwym identyfikowaniu misji. Misją jednostki sektora publicznego nie jest bowiem realizacja przepisów. Jest ona związana ze służebną rolą administracji wobec społeczeństwa. Uniwersalny aspekt misji trzeba jednak przełożyć na konkretne zadania. I to przełożenie będzie tym bardziej skuteczne, im bardziej będzie wykorzystywało wewnętrzny potencjał jednostki.

Prelegent przywołując zarówno doświadczenia własne, jak i poglądy wyrażane wśród audytorów wewnętrznych sektora publicznego w Polsce i innych krajach Unii Europejskiej ,podkreślał wagę wykorzystania wewnętrznego potencjału jakościowego jednostek. W tę koncepcję wpisuje się metodologia samooceny wypracowana przy współpracy rządów państw członkowskich UE, wspierana przez środowiska naukowe m.in. Europejski Instytut Administracji Publicznej (EIPA). Metodologia zwana skrótowo CAF (Common Assesment Framework) znana w Polsce jako Wspólna Metodologia Oceny.

W dalszej części prelekcji przestawiony został zakres wsparcia, jakiego audytor wewnętrzny powinien udzielić idei wdrożenia CAF, poczynając od promocji tej formy dzielenia się odpowiedzialnością w jednostce i wspólnego poszukiwania jakości. Trzeba pamiętać, że zarówno audyt wewnętrzny jak i CAF wyrastają z tej samej postawy - permanentnego dążenia do jakości i poszukiwania tej jakości jako wyniku procesów wewnętrznych. Należy zwrócić uwagę na charakterystyczne cechy jednostki zdeterminowanej w usprawnianiu jakości. Doskonaląc jakość jednostka musi być otwarta na zmiany, wdrażać innowacyjne rozwiązania, podejmować wyzwania. Siłą rzeczy taka jednostka jest narażona na potencjalnie wysokie ryzyko. Ma więc wrodzoną potrzebę sprawnych mechanizmów kontroli zarządczej i potrzebę audytu wewnętrznego, który będzie dostarczał bieżącej oceny jakości zarządzania ryzykiem, badał adekwatność mechanizmów kontrolnych i wyrażał opinię na temat akceptowalnego poziomu apetytu na ryzyko.

Dodatkowa trudność pracy audytora wewnętrznego w jednostce poszukującej jakości w toku samooceny, wiąże się z koniecznością zapewnienia rzetelności i wiarygodności samooceny. Samoocena powinna określać realną pozycję i kondycję jednostki, wskazywać mocne strony, ale przede wszystkim obszary wymagające poprawy. Nierzetelne wyniki są dla jednostki bardziej niebezpieczne niż brak informacji. Prelegent szczególnie wyczulał na próby manipulacji samooceną. CAF jako metoda cykliczna jest zdolna w kolejnych cyklach eliminować błędy. Natomiast manipulacja jako celowe zniekształcenie informacji jest równie niebezpieczna jak nieprzewidywalna.

Prelegent podkreślił, że najważniejsza rola audytora wewnętrznego odnosi się do współpracy z kierownictwem. Przywództwo to pierwsze kryterium oceny. Z pewnością nie jest to przypadek. Tylko przywództwo oparte na wizji ale realizowane w sposób systematyczny i ustrukturyzowany, przywództwo wspierające kulturę organizacji, etykę, zaangażowanie może gwarantować postęp jakościowy. Tak więc wkład przywództwa w CAF winien rozpocząć się od akceptacji kosztów postępu, przez aktywny w nim udział aż do determinacji we wdrażaniu usprawnień. Równie ważna jak faktyczne działania jest postawa mentalna i zdolność do poddania się ocenie. Audytor wewnętrzny powinien wspierać kierownictwo jednostki i jako specjalista od procesów oceny powinien badać i wyrażać opinie o takich atrybutach samooceny jak kompletność, wiarygodność, adekwatność, reprezentatywność. Audytor powinien badać jakość i skuteczność komunikacji, jednocześnie zachowując atrybuty niezbędne podczas działań oceniających takie jak profesjonalizm, biegłość, należytą staranność a także obiektywizm i niezależność. Trzeba pamiętać, że niezależność to atrybut występujący na etapie wykonywania prac audytorskich, natomiast na poziomie wyników istnieje pełna zależność pomiędzy jakością pracy audytora i stałym postępem jakościowym jednostki. Innymi słowy nie ma dobrej jakości audytu w oderwaniu od stałego postępu jakościowego jednostki.

Na zakończenie Pan Marcin Dobruk zachęcił do zapoznania się z informacjami dotyczącymi realizacji i wdrażania CAF dostępnymi na stronie KPRM, natomiast prowadząca Pani Monika Kos podziękowała Prelegentowi oraz uczestnikom spotkania oraz przedstawiła planowaną tematykę najbliższych spotkań.

Prezentacja nt. „Audyt a samoocena i ocena jakości w instytucjach publicznych" (plik pdf, 267 KB)