Notatka z XXVI spotkania audytorów wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych w dniu 28 czerwca 2012 r.

W ramach kontynuacji wspólnej inicjatywy Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych oraz Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych IIA Polska w dniu 28 czerwca 2012 r. w Ministerstwie Finansów odbyło się kolejne spotkanie z audytorami wewnętrznymi jednostek sektora finansów publicznych. Spotkanie poprowadziła Pani Agnieszka Giebel, Dyrektor Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych. Stowarzyszenie Audytorów Wewnętrznych IIA Polska reprezentował Pan Marcin Dobruk, Wiceprezes SAW IIA Polska.

Prezentację pt. Koordynacyjna funkcja kontrolingu w kontroli zarządczej poprowadzili przedstawiciele Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Pan dr Adam Niedzielski, Dyrektor Departamentu Kontrolingu oraz Pan Mariusz Jedynak, p.o.Dyrektora Departamentu Audytu.

Pierwszą część prezentacji przedstawił Pan Adam Niedzielski, który omówił genezę utworzenia Departamentu Kontrolingu oraz zakres jego działania. Departament Kontrolingu powstał w ZUS w 2008 r. Zadaniem Departamentu Kontrolingu określonym w regulaminie organizacyjnym ZUS jest zarządzanie kosztami poprzez ich analizę i kontrolę zmierzające do optymalizacji wydatkowania środków finansowych ZUS oraz pozyskiwanie funduszy europejskich. Departament od 2010 r. realizuje zadania z zakresu zarządzania strategicznego, a od 2011 r. pełni funkcję koordynatora kontroli zarządczej. . Powołanie tej komórki nastąpiło w wyniku audytu kosztów ZUS przeprowadzonego w 2006 r. przez firmę doradczą Deloitte Business Consulting oraz kontroli kosztów funkcjonowania jednostki, przeprowadzonej przez NIK w latach 2006 – 2007. Oba badania wskazywały jednoznacznie, iż konieczne jest wzmocnienie kompetencji analitycznych ZUS w sferze kontroli kosztów. Firma Deloitte zaproponowała konkretne narzędzie do tych analiz, w tym benchmarking wewnętrzny kosztów jednostkowych. Firma wskazała, że skutecznym narzędziem kontroli i optymalizacji kosztów będzie analiza porównawcza kosztu jednostkowego między oddziałami ZUS. W tym celu wyodrębniono 5 grup kosztowych: koszty osobowe, telekomunikacyjne, informatyczne, nieruchomości oraz pozostałe. W każdej grupie dokonano zestawienia kosztu jednostkowego w przeliczeniu na zatrudnionych. Prace nad benchmarkingiem i włączenie Departamentu Kontrolingu do systemu zarządzania ZUS wykształciły w jednostce myślenie o standardach działania. W wyniku prowadzenia analiz benchmarkingowych podjęto wiele inicjatyw standaryzacyjnych np.: renegocjacja umów z zewnętrznymi podmiotami świadczącymi usługi informatyczne, tworzenie informatycznych centrów usług.

Benchmarking przyniósł rezultaty konkretnych inicjatyw proefektywnościowych, a przede wszystkim wpłynął na zmianę w kierunku myślenia o rezultacie działalności. Ta zmiana mentalności została wzmocniona kolejnym bodźcem spoza obszaru finansowego, tj. oceną pracy oddziałów. Od 2010 r. w ZUS funkcjonuje system oceny pracy oddziałów (43 oddziały) przeprowadzany w okresach kwartalnych. Przedmiotem oceny są wskaźniki: sprawności (terminowość załatwiania wniosków, procent załatwionych spraw); jakości (odsetek błędów, średni czas realizacji wniosków) i efektywności finansowej (wydajność, koszt jednostkowy). Wskaźniki zostały zdefiniowane w 7 obszarach działalności ZUS: obsługa klientów; prowadzenie kont płatników składek i ubezpieczonych; zasiłki; emerytury i renty; orzecznictwo lekarskie; kontrola płatników składek. Przy zestawieniu rankingu oddziałów wskaźniki są sumowane po sprowadzeniu ich do wspólnej, porównywalnej podstawy.

W efekcie większość obszarów działalności ZUS poprawiła się w istotny sposób. Dodatkowo wprowadzono mechanizm minimalnego progu aktywności w postaci dodatkowych parametrów, monitorowanych obok głównej oceny. W skrajnych przypadkach uruchamiany jest też mechanizm „karania", polegający na przesuwaniu w dół rankingu oddziałów, które prowadzą działalność poniżej wymaganego progu. System oceny stał się również skutecznym narzędziem zarządzania oddziaływującym na jednostki podległe (inspektoraty, biura terenowe) oraz zasobem informacyjnym do budowy struktury budżetu zadaniowego ZUS. W 2011 r. w wyniku szerokiej dyskusji w ZUS podjęto się realizacji dwóch dużych projektów: standaryzacji organizacyjnej (opracowanie nowych regulaminów organizacyjnych dla wszystkich 43 oddziałów) i standaryzacji zatrudnienia (wyznaczeniu normatywu zatrudnienia dla oddziału).

W ZUS kontroling odegrał również niemałą rolę w zarządzaniu strategicznym – opracowano zrównoważoną kartę wyników (ZKW). Zarząd ZUS przyjął „Strategię przekształceń Zakładu Ubezpieczeń Społecznych na lata 2010-2012", której nadrzędnym celem jest poziom satysfakcji odbiorcy usług ZUS (priorytet dla sprawności i jakości). ZUS planuje w tym celu wdrożenie elektronicznej platformy usług, która umożliwi załatwianie spraw bez wizyt w Zakładzie. Z inicjatywy Departamentu Kontrolingu komórki organizacyjne centrali ZUS (odpowiedzialne za prowadzenie polityk i tworzenie standardów) zostały zobowiązane do przygotowania polityk obszarowych. Departament Kontrolingu spełnia funkcję również konsultanta w procesie tworzenia tych polityk. Opracowano 8 polityk obszarowych (obsługa klienta, pobór dochodów i zarządzanie płynnością, świadczenia, informatyka, organizacja, zasoby ludzkie, zasoby rzeczowe, informacja i wiedza). Dzięki celom strategicznym, celom operacyjnym, monitorowaniu w systemie oceny uzyskano kompleksową mapę celów, która pozwala na skuteczne sterowanie instytucją o ogromnej skali działalności.

Na pytanie jednego z audytorów o skuteczność stosowanych narzędzi wykładowca stwierdził, iż dla skuteczności monitoringu konieczne było zintegrowanie zasobów informacyjnych z różnych obszarów ZUS. Tak szeroka informacja kosztowa zawarta jest w hurtowni danych programu SAP, wdrożonego w ZUS w 2010 r. Dane o parametrach sprawności i jakości działania pochodzą z Kompleksowego Systemu Informatycznego ZUS i zasilają bazę danych kontrolingowych. W bazie tej znajdują się też dane pochodzące z innych rejestrów, które zasilają ją na zasadzie importu. W ten sposób nastąpiła integracja zasobów informacyjnych, które wcześniej były rozproszone.

Stosowanie tych narzędzi kontrolingowych doprowadziło do poprawy realizacji celów i efektywności działania ZUS. Według wyników badań Centrum Badania Opinii Społecznej w latach 2009 – 2011 poziom akceptacji dla działania ZUS wzrósł z 20% do 35%.

Na pytanie Pani Dyrektor Agnieszki Giebel czy praca Centrali ZUS jest również oceniana poprzez stosowanie podobnych mierników, Pan Adam Niedzielski odpowiedział twierdząco dodając, iż wyniki pracy jednostek podległych mają wpływ na system premiowy kierownictwa.

W drugiej części spotkania Pan Mariusz Jedynak, p.o.Dyrektora Departamentu Audytu ZUS, omówił zadania audytu wewnętrznego w prezentowanym systemie. Prelegent podkreślił, żeobydwa Departamenty ściśle ze sobą współpracują oraz wzajemnie się wspierają i uzupełniają. Dotychczasowa współpraca obejmowała m.in. audyt systemu oceny pracy oddziałów ZUS. Jednak głównymi obszarami stałej współpracy obu Departamentów jest współtworzenie i usprawnianie Strategii Przekształceń Zakładu Ubezpieczeń Społecznych na lata 2010 – 2012 wraz z politykami obszarowymi; systemu oceny pracy oddziałów ZUS oraz Zasad realizacji kontroli zarządczej w ZUS. W ramachStrategii przekształceń ZUS określone zostały cele szczegółowe, dezagregujące cele polityk przekrojowych na obszary współpracy, stworzony rejestr ryzyk identyfikujący podstawowe zagrożenia w realizacji celów, opracowane mierniki związane z realizacją celów szczegółowych oraz sporządzony harmonogram działań stanowiący ścieżkę dojścia do założonych celów wraz z przypisaniem odpowiedzialności na poszczególnych jej etapach. Natomiast standard opracowania polityki obszarowej/strategii branżowej obejmuje: analizę SWOT, selekcję informacji wynikających z analizy SWOT, określenie celów polityki obszarowej, opracowanie zestawu mierników dla tych celów. Zadania Departamentu Audytu obejmują m.in. udział w analizie ryzyka związanego z realizacją celów ww. polityki. Prelegent przedstawił przyjęty rejestr ryzyka oraz omówił przykładowe ryzyka w wybranym obszarze.

Ponadto Departament Audytu w zakresie audytu systemu oceny pracy oddziałów podejmuje czynności, których celem jest ustalenie stopnia objęcia oceną działalności biznesowej, ocena wskaźników pod kątem prawidłowego „bodźcowania", ocena źródła danych będących podstawą oceny pracy oddziałów, ustalenie porównywalności wyników oceny pracy między oddziałami, ocena organizacji oraz zasad w zakresie przeprowadzania oceny oddziałów, analiza zapisów wewnętrznych aktów prawnych dotyczących oceny pracy oddziałów. Informacje nt. wybranych wyników badań przeprowadzonych przez Departament Audytu dot. m.in. stopnia objęcia przez system oceny aktywności biznesowej,, a także rekomendacje, mające na celu budowanie transparentności i rozwój systemu oceny poprzez określenie cyklu życia wskaźnika zawiera załączona prezentacja.

W ramach wyników przeprowadzonych czynności doradczych wskazano obszary do usprawnienia. Proponowane działania korygujące mają jednocześnie ograniczyć zdiagnozowane przez audytorów wewnętrznych ryzyka w zakresie:

• redukcji ryzyka negatywnego „bodźcowania" przy realizacji zadań podlegających systemowi oceny,
• zwiększenia wiarygodności danych stanowiących podstawę oceny pracy oddziałów,
• budowania akceptacji systemu poprzez zwiększanie jego transparentności.

Jednocześnie ustalono, że system oceny pracy oddziałów, jako narzędzie do zarządzania aktywnością biznesową:

• przynosi korzyści w szczególności w zakresie poprawy wizerunku ZUS oraz zwiększenia poziomu satysfakcji klientów,
• stanowi realne i skuteczne narzędzie dla właścicieli procesów biznesowych do aktywnego zarządzania nadzorowanymi obszarami operacyjnymi,
• poprzez konstrukcję wskaźników będących obrazem pracy kilku komórek wymusza lepszą współpracę między nimi i całymi pionami oraz jest bodźcem do usprawniania organizacji pracy,
• ułatwia bieżące diagnozowanie obszarów potencjalnie wymagających wprowadzenia usprawnień oraz zmian organizacyjnych.

Ponadto Departament Audytu ZUS współpracował w 2011 r. przy przeprowadzaniu samooceny kontroli zarządczej oraz w ocenie kontroli zarządczej w ZUS. Wyniki przeprowadzonej samooceny wskazują, że zarówno kadra kierownicza i pracownicy pozytywnie ocenili wpływ systemu oceny pracy oddziałów na nadzór nad oszczędną, efektywną i skuteczną realizacją zadań ZUS oraz usprawnienie monitorowania funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w ZUS.

Na zakończenie spotkania Pani Agnieszka Giebel, Dyrektor Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych podziękowała prelegentom za ciekawe prezentacje oraz audytorom wewnętrznym za udział w spotkaniu.

Poniższe linki otwierają nowe okna.

Prezentacja nt. Koordynacyjna funkcja kontrolingu w kontroli zarządczej (plik pdf, 1,96 MB)

Prezentacja nt. Obszary współpracy Departamentu Audytu z Departamentem Kontrolingu w zakresie realizacji funkcji koordynacyjnej kontroli zarządczej  (plik pdf, 340 KB)