«Powrót

Notatka z XXVIII spotkania audytorów wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych w dniu 30 sierpnia 2012 r.

Notatka z XXVIII spotkania audytorów wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych w dniu 30 sierpnia 2012 r.

Notatka z XXVIII spotkania audytorów wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych w dniu 30 sierpnia 2012 r.

W ramach kontynuacji wspólnej inicjatywy Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych oraz Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych IIA Polska w dniu 30 sierpnia 2012 r. w Ministerstwie Finansów odbyło się kolejne spotkanie z audytorami wewnętrznymi jednostek sektora finansów publicznych. Spotkanie poprowadziła Pani Agnieszka Giebel, Dyrektor Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych. Stowarzyszenie Audytorów Wewnętrznych IIA Polska reprezentował Pan Marcin Dobruk, Wiceprezes SAW IIA Polska.

Prezentację pt. Wartość dodana audytu dla organizacji – perspektywa audytu przedstawiła Pani Olga Petelczyc, p.o.Dyrektora Biura Audytu Wewnętrznego w Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (dalej PARP), natomiast prezentację pt. Wartość dodana audytu dla organizacji – perspektywa klienta audytu przedstawił Pan Jakub Moskal, Dyrektor Departamentu Koordynacji Wdrażania Programów w PARP.

Pani Olga Petelczyc rozpoczęła swoje wystąpienie od poszukiwania wraz z uczestnikami spotkania odpowiedzi na pytania: Dlaczego część kierowników jednostek uważa, że audyt jest im niepotrzebny, bądź traktuje audyt wewnętrzny jako zło konieczne? Czy kierownicy zawsze wiedzą jakie są korzyści z posiadania audytu? Czy audytorzy potrafią odpowiednio sprzedać produkt swojej pracy?

Zdaniem zgromadzonych negatywne podejście kierowników jednostek do audytu wewnętrznego wynika przede wszystkim z ich braku wiedzy o wartościach, jakie audyt wewnętrzny może przynieść jednostce.

Dalsze rozważania dotyczyły następujących kwestii:

  • Co składa się na wartość dodaną audytu?
  • Kim są klienci audytu wewnętrznego i co jest jego produktem? Jakie warunki musi spełniać produkt, aby został zauważony i wykorzystany?
  • W jaki sposób można mierzyć wartość dodaną audytu w organizacji?

Jako wartość dodaną słuchacze wskazali przede wszystkim informacje, które audytor dostarcza kierownikowi, pozytywną zmianę w organizacji, zainicjowaną oraz będącą wynikiem działań audytu.

Prelegentka podsumowując dyskusję stwierdziła, że nie ma jednej definicji wartości dodanej. Ustalenie jednej definicji jest bardzo trudne, ponieważ wartość dodana zależy od specyfiki jednostki. Wspólne dla wszystkich jednostek jest to, co składa się na wartość dodaną, czyli profesjonalna praktyka oraz oczekiwania klientów, a w szczególności oczekiwania kierownika jednostki. Klientem audytu jest zarówno kierownik jednostki, kierownik komórki organizacyjnej, rada nadzorcza, komitet audytu, jak i całe społeczeństwo. To bardzo ważne, aby audytor poznał oczekiwania swoich klientów i starał się je spełniać, pozostając jednocześnie obiektywnym i niezależnym. Mając również na uwadze, że oczekiwania poszczególnych klientów mogą być rozbieżne. Oznacza to, że w toku wykonywanej pracy audytor nie może zasłaniać się standardami, tylko proponować alternatywne rozwiązania/rekomendacje, które będą możliwe do zastosowania, a jednocześnie zwiększą efektywność jednostki, pomogą w większym stopniu osiągnąć cel i spełnić potrzeby klientów. Tylko wtedy produkt audytu będzie stanowił wartość dla organizacji jeżeli będzie odpowiedzią na jej potrzeby.

Produktem audytu jest m.in. podnoszenie efektywności systemu, przeciwdziałanie zjawiskom niepożądanym oraz dostarczenie zapewnienia dotyczącego sposobu funkcjonowania danego obszaru. Tak zdefiniowany produkt odróżnia kontrolę od audytu, ponieważ audyt w dużym stopniu skupia się na rozwiązaniach systemowych i podejmowaniu działań prewencyjnych.

Niezbędnymi warunkami do tego, aby klienci dostrzegli wartość audytu jest produkt spełniający następujące warunki:

  • rzetelny, wiarygodny,
  • dostarczony na czas,
  • dobrej jakości,
  • zrozumiały z perspektywy klienta,
  • przydatny i możliwy do zastosowania.

Prelegentka przedstawiła wyniki badań przeprowadzonych przez IIA w celu ustalenia jak należy mierzyć wartość dodaną audytu. Badanie nr 1 było przeprowadzone w 2010 r. wśród audytorów wewnętrznych, którzy spośród zaprezentowanych metod pomiaru mieli wybrać jedną opcję. Wykres przedstawiający wyniki tego badania znajduje się w załączonej prezentacji.  W drugim badaniu, w którym ankietowani mieli wskazać więcej niż 1 sposób własnego badania wartości dodanej, propozycje audytorów dotyczyły głównie: oszczędności, efektywność systemu, ograniczenia kosztów funkcjonowania jednostki.

W trakcie prezentacji zostały także omówione kluczowe warunki jakie powinny zostać spełnione, aby dostarczać wartość dodaną. Ustalono, że jest nią przede wszystkim niezależny i obiektywny audyt, kompetentny personel, okresowe przeglądy jakość audytu wewnętrznego a także satysfakcja klienta z odczuwania wartości dodanej. Klienci audytu powinni wiedzieć, że mają do czynienia z kompetentnymi ludźmi.

Ponadto Prelegentka omówiła jeszcze inne warunki dostarczania wartości dodanej zidentyfikowane w PARP, które obejmują:

  • przepływ wiedzy wewnątrz zespołu,
  • instytucję Akademii Trenera (projekt własny PARP, w ramach którego pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych prowadzą szkolenia z obszarów w których są ekspertami),
  • szkolenia zbieżne z planem audytu wewnętrznego,
  • pozyskanie eksperta zewnętrznego,
  • udział audytorów w spotkaniach z kierownikami komórek organizacyjnych i kierownictwem organizacji,
  • udział w spotkaniach z komitetami audytu,
  • otwartą komunikację z kierownictwem (na ten punkt zwrócono szczególną uwagę).

Przechodząc do tematu dotyczącego współpracy oraz promocji audytu wewnętrznego Pani Olga Petelczyc zwróciła uwagę, że aby odpowiednio sprzedać produkt audytu wewnętrznego należy odpowiedzieć na pytanie: czy klienci wiedzą czego mogą oczekiwać od audytu? a jeśli wiedzą, to czy audyt potrafi sprzedać swój produkt?

Zdaniem Prelegentki, aby dobrze sprzedać wytworzony w audycie produkty należy przede wszystkim:

  • przedstawiać uzyskane wyniki w zwięzły i czytelny sposób z perspektywy klienta,
  • promować produkty audytu w organizacji,
  • informować o tym co się wykonało i jaka wynika z tego wartość dodana,
  • dzielić się wiedzą z pozostałymi pracownikami (baza wiedzy w intranecie zawierająca różnego rodzaju dokumenty nt. audytu, kontroli zewnętrznych, kontroli zarządczej),
  • udostępnić (w organizacji) on-line informację o produkcie (dedykowane narzędzie do zarządzania audytem i kontrolami zewnętrznym umożliwiające podgląd on-line ustaleń i zaleceń jakie poszczególne komórki mają do wdrożenia wraz z aktualnym ich statusem, np. wdrożone, w trakcie realizacji, itd.),
  • prezentować produkty na spotkaniach z klientami audytu (Kierownictwem Jednostki, Radą Nadzorczą, Komitetem Audytu).

W zakresie współpracy pomiędzy kontrolą zewnętrzną a audytem wewnętrznym należy zwrócić szczególną uwagę na pomoc, której może udzielić audyt wewnętrzny. Zdaniem Prelegentki pomoc taka może być świadczona w ramach usług doradczych. Audytor może np. zająć się stroną organizacyjną wizyty, dowiedzieć się jakie są oczekiwania wobec planowanego zadania, brać udział w spotkaniach, dostarczyć wiedzy merytorycznej na temat metod i technik wykorzystywanych przez kontrolujących. Tego typu zaangażowanie nie tylko nie stanowi naruszenia niezależności czy obiektywizmu, ale jest wypełnieniem Standardu IIA – 2050 Koordynowanie. Wyniki kontroli zewnętrznych mogą być wykorzystywane w pracach audytu na potrzeby przygotowania programu audytu jak również w ramach prowadzonej analizy ryzyka na potrzeby rocznego planu audytu.

Pani Olga Petelczyc podkreśliła, że w odbiorze wyników prac audytowych istotny jest sposób ich prezentowania (z perspektywy klienta). W PARP Biuro Audytu Wewnętrznego przedstawia każdorazowo wyniki audytu w formie prezentacji ppt, na naradach zamykających.

Podsumowując swoją prezentację Prelegentka zwróciła uwagę, że ścisła współpraca audytorów wewnętrznych, zarówno z pozostałymi pracownikami organizacji i klientami audytu, jak również audytorami zewnętrznymi daje wymierne korzyści.

Zdaniem Pani Olgi Petelczyc informowanie kierownictwa organizacji, szkolenie pracowników, aktualizowanie bazy wiedzy w intranecie, to elementy budujące świadomość w jaki sposób audyt wewnętrzny dostarcza korzyści dla organizacji.

Audyt wewnętrzny powinien:

  • być rozliczalny,
  • pokazywać własne możliwości,
  • nagłaśniać swoje sukcesy.

Jednocześnie powinien wskazywać gdzie zapewnia wartość dodaną i jak ta wartość wpływa na wzrost efektywności jednostki, budując przy tym zaufanie i szacunek.

W opinii Prelegentki miarą wartości dodanej audytu jest to, że ktoś zauważył tę wartość i jej przełożenie na prace i wyniki w organizacji.

W drugiej części spotkania Pan Jakub Moskal, Dyrektor Departamentu Koordynacji Wdrażania Programów (dalej Departament) w PARP, omówił zagadnienia związane ze współpracą z komórką audytu wewnętrznego oraz wykorzystaniem rekomendacji audytorskich na podstawie wybranych zadań audytowych przeprowadzonych w obszarach, za które odpowiada kierowany przez Departament (szczegóły dotyczące zadań Departamentu w prezentacji).

Prelegent wskazując korzyści płynące ze współpracy z audytem wewnętrznym podzielił je na kilka wariantów.

W zakresie zadań audytowych obejmujących działalność merytoryczną Departamentu (np. współpracy z 16 Regionalnymi Instytucjami Finansującymi - dalej RIF) do wartości dodanej Prelegent zaliczył:

  • identyfikację problemów systemowych,
  • weryfikację kluczowych obszarów,
  • rekomendacje podnoszące jakość wykonywanych zadań oraz kulturę organizacyjną jednostek,
  • edukacja RIF (platformy wymiany informacji).

Wartość dodana wynikająca z jednego z zadań doradczych widoczna jest przede wszystkim w identyfikacji luk kompetencyjnych, udzielaniu wsparcia, ukierunkowaniu planów szkoleniowych, koordynowaniu prac związanych z usprawnieniem na poziomie procedur, wykazywaniu rozbieżności w stosowanej metodologii.

Natomiast w audycie jakości danych wartość dodana zauważalna jest w poprawności danych, poświadczaniu wydatków (prognozy certyfikacji, zgodności i kompletności danych), a także w sprawozdawczości z kontroli w kontekście raportowania nieprawidłowości, poświadczeń i kontroli zewnętrznych.

W trakcie omawiania współpracy z audytem wewnętrznym Pan Jakub Moskal zwrócił też uwagę na podejście procesowe. Według Prelegenta współpraca może przebiegać w ramach dwóch  procesów:

  • procesów podstawowych (operacyjnych),
  • procesów wspierających (zarządczych) np. komórki prawne, finansowo - księgowe czy sprawozdawcze.

Współpraca może dotyczyć również procesu legislacji wewnętrznej, obejmującego np. doradztwo przy opracowywaniu zarządzeń czy decyzji wewnętrznych.

Zdaniem Prelegenta w ramach współpracy z audytem wypracowywane są rozwiązania o charakterze systemowym, których zastosowanie przyczynia się na przykład do większego zorientowania na klienta, czy też zwiększenie zaangażowania pracowników.

Pan Jakub Moskal przedstawił opracowanie, w którym pokazał, że współpraca Departamentu  z audytem wewnętrznym przebiegała na trzech płaszczyznach. Pierwsza płaszczyzna obejmowała programy operacyjne POIG, POKL, PORPW, gdzie zastosowano przekrojowe rozwiązania. Druga płaszczyzna to współpraca z RIF, w szczególności audyt doradczy. Trzecia płaszczyzna to obszary problemowe, np. raportowanie nieprawidłowości, rekomendacje audytowe oraz koordynacja procesu kontroli a także zlecenia kontroli na zewnątrz.

Prelegent przedstawił przykłady wykorzystania rekomendacji i ich wartość dodaną dla organizacji, np.:

  • poświadczenia – jako wzmocnienie znaczenia wykorzystania narzędzi informatycznych,
  • wprowadzenie systemu koordynacji przepływu informacji we wskazanym obszarze, usystematyzowanie działań PARP, 
  • ujednolicenie stosowanej praktyki weryfikacji kosztów na poziomie organizacyjnym w PARP.

Ponadto zdaniem Prelegenta współpraca z audytem wewnętrznym przynosi wymierne korzyści, do których zaliczył:

  • korzystanie z wiedzy audytorów np. edukacja pracowników z RIF,
  • przekazywanie wzorców dokumentów na poziom regionalny - do służbowego wykorzystania,
  • wyższą jakość pracy w organizacji,
  • podnoszenie jakości własnej pracy,
  • poprawność danych,
  • sprawozdawczość z kontroli - raportowanie nieprawidłowości,
  • doradztwo, wymianę poglądów,
  • zastosowanie uproszczeń dla beneficjentów.

Pan Jakub Moskal zwrócił uwagę na instytucję trenera wewnętrznego, która przynosi korzyści w postaci podnoszenia zarówno własnych kwalifikacji, jak i kwalifikacji zespołu. Na zakończenie swej prezentacji Prelegent podkreślił, że na podstawie własnego doświadczenia może potwierdzić, iż dobra współpraca z audytem wewnętrznym przynosi wymierne korzyści. W przypadku Departamentu, jak również innych komórek organizacyjnych PARP wartość dodana ze współpracy z audytem wewnętrznym jest odczuwalna i przyjmuje konkretny wymiar.

Na zakończenie spotkania Pani Monika Kos Naczelnik Wydziału Współpracy z Zagranicą Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych podziękowała Prelegentom za ciekawe prezentacje i podkreśliła, że zadowolony klient audytu, który potrafi wskazać konkretne, wymierne korzyści z działań audytorskich jest najlepszą reklamą dla instytucji audytu. Zachęciła uczestników spotkania do zastanowienia się nad pytaniami, które padły podczas prezentacji w odniesieniu do własnych komórek audytu oraz instytucji, w których funkcjonują. Wyraziła również nadzieję, że w każdej z jednostek udałoby się znaleźć takich zadowolonych klientów.

Prezentacja nt. Wartość dodana audytu dla organizacji - perspektywa audytu oraz perspektywa klienta audytu"  (plik pdf, 2,26 MB)

bip

Informacje o publikacji dokumentu

 
Data utworzenia: 27.09.2012 Data publikacji: 27.09.2012 09:41 Data ostatniej modyfikacji: 11.05.2020 15:30
Autor: Departament Audytu Sektora Finansów Publicznych Osoba publikująca: Elżbieta Książkiewicz Osoba modyfikująca: Paulina Pawlik
Rejestr zmian
«Powrót