Notatka z XXX spotkania audytorów wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych w dniu 29 listopada 2012 r.

W ramach kontynuacji wspólnej inicjatywy Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych oraz Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych IIA Polska w dniu 29 listopada 2012 r. w Ministerstwie Finansów odbyło się kolejne spotkanie z audytorami wewnętrznymi jednostek sektora finansów publicznych. Spotkanie poprowadziła Pani Katarzyna Krawczuk, Zastępca Dyrektora Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych. Stowarzyszenie Audytorów Wewnętrznych IIA Polska reprezentowała Pani Marzena Staniszewska, Członek Zarządu Stowarzyszenia.

Prezentację nt. „Audyt efektywnościowy w praktyce, na przykładzie wybranych zadań audytowych przeprowadzonych w Izbie Celnej w Katowicach" przedstawił Pan Krzysztof Teper, Kierujący Wieloosobowym Stanowiskiem ds. Audytu Wewnętrznego w Izbie Celnej (dalej jako IC) w Katowicach.

Prelegent rozpoczął prezentację od zdefiniowania pojęcia efektywności ekonomicznej, którą, korzystając z definicji zawartej w Słowniku Języka Polskiego PWN, można określić jako rezultat działalności gospodarczej określony przez stosunek uzyskanego efektu do nakładu. W opinii Prelegenta czynniki wpływające na efektywność są zależne od rodzaju sektora. W sektorze prywatnym wpływ na efektywność działania mają takie czynniki jak: konkurencja z innymi podmiotami, wymagania właścicieli, oczekiwania klientów, regulacje prawne, oczekiwania polityczne, oczekiwania społeczne, natomiast w sektorze publicznym są to przede wszystkim: regulacje prawne, oczekiwania polityczne, oczekiwania społeczne i oczekiwania klientów. Zdaniem Prelegenta w przypadku sektora publicznego rolę konkurencji powinna spełniać kontrola zarządcza. Oddziaływanie to może się odbywać poprzez:

1. wyznaczanie celów i monitorowanie ich realizacji,
2. pomiar efektywności działalności jednostek,
3. benchmarking,
4. audyt efektywnościowy.

Prelegent odniósł się w swoim wystąpieniu do opracowania firmy Deloitte pt. Audyt efektywnościowy - Metodyka (plik pdf, 411 KB), które powstało w 2008 roku na zlecenie Ministerstwa Finansów. Jak zauważył Prelegent opracowanie nie odzwierciedla obecnie obowiązujących przepisów prawa, co nie wpływa jednak na aktualność opisanej w opracowaniu metodyki. Opracowanie wyjaśnia jak należy planować i realizować zadania audytowe skoncentrowane na kwestii efektywności. Zgodnie z definicją zawartą we wspomnianym opracowaniu audyt efektywnościowy jest systematycznym, celowym, zorganizowanym i obiektywnym badaniem działań podejmowanych w ramach sektora finansów publicznych z wykorzystaniem kryterium efektywności, wydajności i gospodarności.

Najbardziej zainteresowany efektywnością prowadzonych działań jest kierownik jednostki. Prelegent podkreślił, że spośród czterech zadań audytowych, w których badano efektywność, inicjatorem trzech z nich było właśnie kierownictwo Izby Celnej w Katowicach. Tematami wybranych zadań były:

1. Terminowość postępowań prowadzonych przez komórki karne skarbowe (2009 r.),
2. Statystyka i sprawozdawczość (2011 r.),
3. Magazyny depozytowe (2012 r.),
4. Efektywność i skuteczność kontroli realizowanych przez Referat Kontroli Przedsiębiorców w Urzędzie Celnym w ... (2012 r.).

Szczegółowy opis realizacji poszczególnych zadań znajdą Państwo w załączonej prezentacji.

Podsumowując doświadczenie zdobyte w trakcie realizacji ww. zadań można stwierdzić, że badając efektywność w jednostce sektora finansów publicznych należy spojrzeć z perspektywy „właściciela", a nie jednostki. Pan Teper zwrócił uwagę na fakt, że ewentualne korzyści z audytu efektywnościowego na poziomie jednostki sektora finansów publicznych często mogą być ograniczane przez regulacje prawne lub rozwiązania funkcjonujące centralnie. Podkreślił też korzyści płynące z korzystania z wewnętrznego i zewnętrznego benchmarkingu. Prelegent podkreślił, że na uwadze trzeba też mieć wpływ działania innych jednostek sektora finansów publicznych na obraz efektywności własnej jednostki.

Odpowiadając na pytanie uczestników dotyczące czasu, jaki należy zaplanować na takie zadania, Pan Krzysztof Teper podkreślił czasochłonność takich badań i użyteczność stosowania oprogramowań wspierających, jak np. ACL wykorzystywany do „obróbki" danych. Średni czas realizacji zadania zapewniającego to ok. 3 miesiące, realizacja zadania Statystyka i sprawozdawczość trwała ok. 5 miesięcy.

Odpowiadając na pytanie o przykładowe zalecenia dotyczące zwiększenia efektywności sprawozdawczości Prelegent wymienił:

• Zapewnienie jednolitej interpretacji zapisów poszczególnych pól sprawozdawczych przez podległe komórki organizacyjne.
• Uregulowanie kwestii statystyki w Decyzji Dyrektora IC, w zakresie np.: obiegu informacji sprawozdawczej, trybu pozyskiwania informacji, zakresu odpowiedzialności osób uczestniczących w procesie sprawozdawczym.
• Stworzenie na stronie intranetowej IC zakładki zawierającej bieżąco aktualizowane, ogólnodostępne, jednolite instrukcje wypełniania głównych sprawozdań statystycznych.

Na zakończenie spotkania Pani Katarzyna Krawczuk poinformowała uczestników o opublikowaniu Komunikatu Ministra Finansów w sprawie wzoru informacji o realizacji zadań z zakresu audytu wewnętrznego oraz o terminie zamieszczenia na stronie internetowej Ministerstwa Finansów wzoru informacji wraz z wytycznymi dotyczącymi wypełniania informacji. Pani Dyrektor zwróciła uwagę, że ulegnie zmianie sposób komunikowania się z pracownikami Departamentu w sprawach dotyczących sprawozdawczości (pytania będzie można kierować wyłącznie drogą mailową).

Pani Marzena Staniszewska zaprosiła na spotkanie świąteczne organizowane przez Stowarzyszenie Audytorów Wewnętrznych IIA Polska w dniu 12 grudnia (Al. Jerozolimskie 44, sala 528) – szczegóły znajdują się na stronie internetowej Stowarzyszenia.

Pani Katarzyna Krawczuk poinformowała również, że następne spotkanie audytorów wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych, z uwagi na okres świąteczny, odbędzie się w dniu 13 grudnia 2012 roku.

Prezentacja nt. "Audyt efektywnościowy w praktyce, na przykładzie wybranych zadań audytowych przeprowadzonych w Izbie Celnej w Katowicach" (plik pdf, 192 KB)