Komunikat
dotyczący zasad rejestracji transakcji na podstawie art. 8 ust. 3 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zawiadamiania Generalnego Inspektora Informacji Finansowej w trybie art. 16 oraz 17 powołanej ustawy
Różnice pomiędzy transakcjami, o których mowa w art. 8 ust. 3 ustawy, od transakcji, o których mowa w art. 16 i 17 ustawy są następujące:
Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2014 r., poz. 455), zwanej dalej ustawą, transakcje tzw. „podejrzane" opisane są zarówno w art. 8 ust. 3 jak i 16 ust. 1 tej ustawy. Różnica definicyjna polega przede wszystkim na tym, że:
- w art. 8 ust. 3 taką transakcją jest ta, której okoliczności wskazują, że może ona mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu,
- w art. 16 ust. 1 transakcją „podejrzaną" jest ta, co do której zachodzi uzasadnione podejrzenie, ze może ona mieć związek z popełnieniem przestępstwa, o którym mowa w art. 165a lub 299 Kodeksu karnego.
Uzasadnione podejrzenie występuje wówczas, gdy ujawnione zostaną okoliczności stanowiące przesłanki do stwierdzenia, że z wysokim prawdopodobieństwem został popełniony czyn zabroniony, o którym mowa w art. 165a lub w art. 299 Kodeksu karnego. Stwierdzenie takie powinno skutkować zawiadomieniem Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF) w trybie art. 16 ust. 1 ustawy, jeszcze przed realizacją transakcji. Wyjątkiem od tej zasady jest zawiadomienie na podstawie art. 17 ustawy, post factum, tj. wówczas gdy przekazanie takiej informacji nie było możliwe przed przeprowadzeniem transakcji pomimo tego, że uzasadnione podejrzenie, o którym mowa wyżej, instytucja obowiązana powzięła jeszcze przed dokonaniem transakcji W powyższych sytuacjach, posiadana wiedza na temat okoliczności towarzyszących danej transakcji powinna być na tyle duża, ze uzasadnia podjęcie przynajmniej postępowania wyjaśniającego na podstawie przepisów Kodeksu postępowania karnego.
Natomiast stwierdzenie, że okoliczności danej transakcji wskazują, że może ona mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu nie przesądza jeszcze o tym, iż faktycznie istnieje uzasadnione podejrzenie. Z tego względu, w takiej sytuacji zasadnym jest zastosowanie art. 8 ust. 3 ustawy i zarejestrowanie oraz przekazanie informacji o zarejestrowanej transakcji do GIIF.
Porównując obowiązki instytucji obowiązanej wynikające z art. 8 ust. 3 w zbiegu z art. 11 ustawy z obowiązkami, o których mowa w art. 16 i 17 ustawy, należy jednoznacznie wskazać, że przekazanie informacji o transakcji, o której mowa w art. 17 ustawy (czy też o której mowa w art.16 ustawy, która jednak w związku z brakiem jej wstrzymania przez GIIF lub blokady rachunku, za pośrednictwem którego była realizowana, została przeprowadzona), nie obliguje instytucji obowiązanej do równoczesnej rejestracji tej transakcji w trybie art. 8 ust. 3 ustawy.
Rejestracja transakcji i przekazywanie ich do GIIF
Rejestracja transakcji, o której jest mowa w art. 8 ust. 3 ustawy, następuje w trakcie realizacji transakcji lub po jej zakończeniu (zgodnie z art. 8 ust. 3 ustawy transakcja jest rejestrowana przez instytucję obowiązaną przeprowadzającą transakcję, tj. wykonującą zlecenia lub dyspozycji klienta przez instytucję obowiązaną), to znaczy natychmiast po uzyskaniu informacji o okolicznościach transakcji wskazujących, że może ona mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu. W przypadku gdy instytucja obowiązana stwierdzi, że transakcja wcześniej zarejestrowana jako transakcja ponadprogowa, tj. o której jest mowa w art. 8 ust 1 ustawy, spełnia kryteria wskazane w art. 8 ust. 3 ustawy, powinna dokonać korekty karty transakcji poprzez wpisanie odpowiedniego kodu transakcji podejrzanej w polu 08 - „Kpdjrz" oraz wyjaśnień co do okoliczności podejrzanych w polu 45 - „Uwagi", a następnie przekazać informację o korekcie transakcji do GIIF.
Ustawa jednoznacznie wskazuje, jaki powinien być zakres danych, które powinny być zarejestrowane w przypadku transakcji, o której mowa w art. 8 ust. 3 ustawy (czy też art. 8 ust. 3a ustawy). Powinny to być w szczególności następujące dane:
- data przeprowadzenia transakcji,
- dane identyfikacyjne stron transakcji, o których mowa w art. 9 ust. 1 i 2 ustawy,
- kwota, waluta i rodzaj transakcji,
- numery rachunków, które zostały wykorzystane do przeprowadzenia transakcji, w przypadku transakcji z udziałem takich rachunków,
- uzasadnienie oraz miejsce, datę i sposób złożenia dyspozycji.
W przypadku jednak danych identyfikujących strony transakcji, która została uznana za „podejrzaną" po jej przeprowadzeniu i w odniesieniu do której nie było obowiązku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, w tym identyfikacji i weryfikacji klienta - instytucja obowiązana może nie dysponować wszystkimi wymaganymi informacjami, o których mowa w art. 9 ust. 1 i 2 ustawy. Ponadto w przypadku niektórych kategorii transakcji, jak np. przelewów przychodzących z zagranicy, pomimo wystąpienia jednej z sytuacji obligującej do zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego, instytucja obowiązana może nie posiadać wszystkich danych identyfikacyjnych stron transakcji. W takich okolicznościach jest dopuszczalne zarejestrowanie jedynie tych danych, które instytucja obowiązana posiada, jeśli jednocześnie informacja o fakcie i przyczynie nieposiadania danych wskazanych w art.12 ustawy zostanie umieszczona w polu „Uwagi" karty transakcji.
Ze względów technicznych przekazanie do GIIF za pośrednictwem formularza karty transakcji wypełnionego na stronie WWW GIIF informacji o transakcji, o której mowa w art. 8 ust. 3 ustawy (czy też art. 8 ust. 3a ustawy), zawierającej niepełne dane identyfikacyjne stron transakcji, możliwe jest wyłącznie po uprzednim kontakcie telefonicznym z Departamentem Informacji Finansowej MF (+48 22 694 3060). Tak zarejestrowane informacje o transakcjach można natomiast przesyłać bez potrzeby dodatkowych ustaleń w każdy inny sposób wskazany w komunikatach GIIF umieszczonych w zakładce GIIF dotyczącej raportowania transakcji.
Przekazanie informacji o transakcji, zarejestrowanej uprzednio na podstawie art. 8 ust. 3 ustawy powinno nastąpić z uwzględnieniem informacji, o których mowa w art. 12a ustawy. Do takich dodatkowych danych zalicza się:
- dodatkowe dane o stronach transakcji, będące w posiadaniu instytucji obowiązanej,
- informacje o rachunkach osobistych oraz związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, które nie zostały wykorzystane w przedmiotowej transakcji.
Z uwagi na fakt, że przekazanie kart transakcji następuje z zachowaniem zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 21 września 2001 r. w sprawie określenia wzoru rejestru transakcji, sposobu jego prowadzenia oraz trybu dostarczania danych z rejestru Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej (Dz. U. Nr 113, poz. 1210, ze zm.), tj. załącznika nr 1 stanowiącego kartę transakcji, a pole nr 45 „Uwagi" nie jest na tyle pojemne, aby zamieścić wszystkie dodatkowe informacje, dopuszcza się przekazywanie ich w osobnych dokumentach, w formie opisowej, w ślad za informacjami o transakcji zarejestrowanej i przekazanej do GIIF w trybie art. 8 ust. 3 ustawy, przy czym zaleca się dla tego typu opisowego uzupełnienia zachowanie struktury treści analogicznej do zaproponowanej poniżej dla informacji przekazywanych w trybie art. 16 i 17 ustawy.
W przypadku przekazywania do GIIF informacji o transakcji, o której jest mowa w art. 16 ustawy, dane identyfikujące strony transakcji, jak i informacje o samej transakcji mogą być niepełne z uwagi na fakt, że realizacja transakcji nie została zakończona, a instytucja obowiązana nie uzyskała jeszcze pełnej informacji na temat transakcji. W takiej sytuacji jest dopuszczalne przekazanie jedynie tych danych, które instytucja obowiązana posiada.
Ustawa ani żaden akt wykonawczy do niej nie przewiduje specjalnego formatu dla przekazywanych informacji o transakcjach, o których mowa w art. 16 i 17 ustawy. Instytucja obowiązana jest zobligowania jedynie do ich niezwłocznego przesłania. Forma tej informacji może być opisowa, choć GIIF sugeruje zachowanie odpowiedniej struktury treści:
- Dane podstawowe:
- opis transakcji (wraz ze wskazaniem daty jej realizacji, kwoty, waluty i rodzaju oraz rachunków wykorzystywanych do jej dokonania),
- uzasadnienie podejrzenia,
- dane stron transakcji.
2. Dane dodatkowe:
- powiązanie z ewentualnymi wcześniejszymi informacjami przekazanymi do GIIF,
- schemat graficzny przepływu pieniędzy,
- dodatkowe dane o podmiotach z innych źródeł,
- historie rachunków,
- informacje o załącznikach.
Zachowanie ww. struktury treści zawiadomień opisowych (zarówno dotyczących informacji o transakcjach, o których mowa w art. 16 i 17 ustawy, jak i informacji przekazywanych w formie opisowej w ślad za informacjami o transakcji zarejestrowanej i przekazanej do GIIF w trybie art. 8 ust. 3 ustawy) usprawni komunikacje z GIIF i zredukuje liczbę wystąpień o dodatkowe informacje kierowanych do instytucji obowiązanych. Zawiadomienia opisowe mogą być przekazywane za pośrednictwem bezpiecznej strony WWW GIIF - zakładka „Przesyłanie informacji", z uwzględnieniem zasad szyfrowania i podpisywania elektronicznego dokumentów stosowanych dotychczas.
