Zasady ogólne
Ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników określa zasady ewidencji podatników, płatników podatków, płatników składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne, zwanych „płatnikami składek ubezpieczeniowych", zasady i tryb nadawania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) oraz zasady posługiwania się identyfikatorem podatkowym.
Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej
Od 1 stycznia 2012 r. podatnicy będący osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL nieprowadzący działalności gospodarczej lub niebędący zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług nie mają obowiązku składania zgłoszeń identyfikacyjnych.
W związku z wprowadzoną w art. 3 ww. ustawy definicją identyfikatora podatkowego oraz wskazaniem, iż w przypadku ww. podatników, identyfikatorem podatkowym jest numer PESEL, osoby fizyczne są zobowiązane dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego w przypadku dokonywania zgłoszenia rejestracyjnego, o którym mowa w art. 96 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług oraz w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku akcyzowym.
Podatnik będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej lub niebędącą zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług zgłoszenia zmiany adresu miejsca zamieszkania, może dokonać przez podanie aktualnego adresu w składanej deklaracji lub innym dokumencie związanym z obowiązkiem podatkowym. Podatnicy mogą również dokonać aktualizacji adresu miejsca zamieszkania według wzoru określonego na podstawie art. 5 ust. 5 ww. ustawy. Powyższe oznacza, iż organ podatkowy dokona aktualizacji adresu miejsca zamieszkania z takich dokumentów.
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą objętą CEIDG
Do zgłoszeń identyfikacyjnych oraz zgłoszeń aktualizacyjnych podatników będących osobami fizycznymi wykonującymi działalność gospodarczą stosuje się formularz wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, zgodnie z ustawą z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz. U. poz. 647).Wniosek CEIDG-1 stanowi jednocześnie zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne do naczelnika urzędu skarbowego oraz do ZUS/KRUS i GUS.
Podmioty (jednostki organizacyjne) wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (z wyłączeniem rejestru dłużników niewypłacalnych)
Od 1 grudnia 2014 r. dane ww. podatników w zakresie:
- danych objętych treścią wpisu w KRS przekazywane są automatycznie z KRS do CRP KEP za pośrednictwem systemu teleinformatycznego,
- danych uzupełniających wymagają dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego/ aktualizacyjnego (NIP-8) do naczelnika urzędu skarbowego.
Pozostali podatnicy, płatnicy podatków i płatnicy składek ubezpieczeniowych
Pozostałe podmioty dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego (zgłoszenie NIP-2 albo – dla osób fizycznych – NIP-7).
Nadanie NIP
Nadanie NIP następuje przy użyciu Centralnego Rejestru Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP):
- podmiotom wpisanym do KRS - automatycznie, po zamieszczeniu w CRP KEP danych z KRS,
- pozostałym podatnikom i płatnikom po dokonaniu zgłoszenia identyfikacyjnego w przypadku:
- osób objętych CEIDG – następnego dnia roboczego po dniu wpływu z CEIDG do naczelnika urzędu skarbowego poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego,
- pozostałych podmiotów – w terminie 3 dni po złożeniu poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego.
Potwierdzeniem nadania NIP dla podmiotów wpisanych do KRS lub CEIDG jest ujawnienie tego numeru - odpowiednio - w KRS albo CEIDG. Pozostałym podmiotom potwierdzenie nadania NIP jest wydawane niezwłocznie przez naczelnika urzędu skarbowego, w terminie 3 dni od dnia wpływu poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego (NIP-2, NIP-7).
Podatnicy i płatnicy, o których mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, obowiązani są do aktualizacji danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego, w tym - zgodnie z odrębnymi przepisami - za pośrednictwem CEIDG.
Decyzja o odmowie nadania NIP
Na podstawie art. 8c ust. 1 ww. ustawy naczelnik urzędu skarbowego wydaje decyzję o odmowie nadania NIP w przypadku:
- braku możliwości potwierdzenia tożsamości lub istnienia podmiotu,
- stwierdzenia, że zgłoszenie identyfikacyjne nie spełnia wymogów określonych dla tego zgłoszenia,
- gdy podmiotowi został nadany NIP,
- wystąpienia o nadanie NIP przez podatników, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej lub nie są zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług (art. 5 ust. 2a).
Unieważnienie NIP
Na podstawie art. 8c ust. 2 i 2a ww. ustawy naczelnik urzędu skarbowego unieważnia z urzędu, w drodze decyzji, NIP nadany podmiotowi, w przypadku:
- wielokrotnego nadania NIP, biorąc pod uwagę interes prawny i gospodarczy podmiotu,
- nadania NIP na podstawie fałszywych lub fikcyjnych danych (nie ma zastosowania do podmiotów wpisanych do KRS).
Nie można posługiwać się unieważnionym NIP, a unieważniony NIP nie może zostać ponownie nadany.
Uchylenie NIP
Na podstawie art. 8c ust. 4 ww. ustawy naczelnik urzędu skarbowego uchyla z urzędu NIP, w drodze decyzji, jeżeli podatnik posługuje się fałszywymi lub fikcyjnymi danymi adresowymi swojej siedziby lub miejsca wykonywania działalności gospodarczej. Z chwilą ustania przesłanek uzasadniających uchylenie NIP na skutek zmiany danych adresowych w odpowiednim rejestrze lub ewidencji następuje przywrócenie NIP.
W zakresie nieuregulowanym w art. 8c ww. ustawy do postępowań w sprawie odmowy nadania NIP, unieważnienia lub uchylenia nadanego NIP stosuje się odpowiednio przepisy działu IV ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800, z późn. zm.).
Informacja w przedmiocie NIP jest przekazywana automatycznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przez CRP KEP odpowiednio do KRS lub CEIDG bezpośrednio po jego nadaniu, unieważnieniu, uchyleniu lub przywróceniu.
