Notatka z XX spotkania audytorów wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych w dniu 15 grudnia 2011 r.

W ramach kontynuacji wspólnej inicjatywy Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych oraz Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych IIA Polska w dniu 15 grudnia 2011 r. w Ministerstwie Finansów odbyło się kolejne spotkanie z audytorami wewnętrznymi jednostek sektora finansów publicznych. Spotkanie poprowadziła Pani Monika Kos, Naczelnik Wydziału ds. Współpracy z Zagranicą, Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych Ministerstwa Finansów. Zarząd SAW IIA Polska reprezentowała Pani Joanna Mrowicka, Prezes Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych IIA Polska.

Na początku spotkania Pani Agnieszka Giebel, Zastępca Dyrektora Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych Ministerstwa Finansów powitała uczestników oraz zachęciła do systematycznego przeglądania strony internetowej MF, na której publikowane są na bieżąco interesujące materiały z zakresu kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego. Następnie złożyła życzenia z okazji Świąt oraz Nowego Roku.
Do życzeń świąteczno-noworocznych dołączyła się Pani Joanna Mrowicka, Prezes SAW IIA Polska, która poinformowała również o jubileuszowej konferencji z okazji 10-lecia funkcjonowania Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych IIA w Polsce, która odbędzie się w miejscowości Falenty pod Warszawą w terminie od 21 do 23 maja 2012 roku.

W części merytorycznej spotkania Pan Adam Chmielewski, akredytowany trener PRINCE2® w CRM S.A. (posiadający certyfikaty PMP©, PSM, ITIL® V3), konsultant zarządzania projektami, omówił temat „Zarządzanie projektami wg. metodyki PRINCE2, fakty i mity".
Pan Adam Chmielewski przyznał, że na rynku krajowym i międzynarodowym obok PRINCE2® występują inne metodyki zarządzania projektami. Spotkał się z zarzutami, że projekt realizowany zgodnie z tą metodyką obfituje w dużą ilość procedur i jest mocno zbiurokratyzowany. Pomimo tych, niekoniecznie trafnych, opinii PRINCE2® od wielu lat jest stosowany w praktyce zarządzania projektami. Dzięki swojej elastyczności jest stosowany w wielu krajach zarówno przez małe firmy usługowe, jak i wielkie światowe korporacje np. w budownictwie, informatyce i w wielu innych branżach. PRINCE2® umożliwia poprowadzenie projektu od początku do końca w sposób zorganizowany i efektywny. Pozwala nadzorować projekt, kontrolować go podczas realizacji. Zwraca szczególną uwagę na aspekty biznesowe, odpowiada na pytanie kto powinien być zaangażowany w realizację projektu, na jakim etapie jest projekt, co zrobić żeby unikać niepowodzeń, co zrobić aby projekt skończył się sukcesem i przyniósł oczekiwane korzyści.

Metodyka PRINCE2® ewoluowała. Wywodzi się od PROMPT (Project Resource Organisation Management Planning Technique), tj. od metodyki prowadzenia projektów informatycznych opracowanej przez firmę prywatną Simpact Systems Limited w połowie lat 70. Na zamówienie rządowe wzbogacono metodykę o kwestię zarządzania jakością. Część standardu pod nazwą PROMPT II została w 1983 r. wprowadzona w jednostkach administracji rządowej Wielkiej Brytanii. Po wykupieniu praw do metodyki PROMPT przez firmę LBMS, w 1989 r. brytyjska agenda rządowa Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) opublikowała standard pod nową nazwą – PRINCE® (Projects in Controlled Environments) i wskazała jako zbiór najlepszych praktyk zarządzania projektami informatycznymi. Wkrótce jednak metodyka zaczęła być stosowana także poza obszarem IT. PRINCE2 została opublikowana po raz pierwszy w 1996 r., jako ogólna metoda zarządzania projektami niezależna od dziedziny biznesowej. PRINCE2 szybko zdobywała popularność i stała się standardem w Wielkiej Brytanii, ale zyskuje coraz szersze uznanie na całym świecie. W 2009 r. została opublikowana nowa wersja metodyki.

Projekt definiuje się na potrzeby tej metodyki jako organizację tymczasową, powołaną w celu dostarczenia jednego lub więcej produktów biznesowych według uzgodnionego uzasadnienia biznesowego. Cel projektu powinien być jasno zdefiniowany, w przeciwnym wypadku jego realizacja jest mocno zagrożona. Organizowanie i sterowanie na bieżąco projektem powierzone jest Kierownikowi projektu, od którego wymaga się znajomości: wiedzy branżowej (merytorycznej), umiejętności miękkich oraz znajomości elementów organizacyjno-zarządczych.
Struktura metodyki PRINCE2 składa się z czterech zintegrowanych elementów:

1. siedmiu pryncypiów, do których zalicza się: ciągła zasadność biznesowa; korzystanie z doświadczeń; zdefiniowanie roli i obowiązków; zarządzanie etapowe; zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji; koncentracja na produktach; dostosowanie do warunków projektu,
2. siedmiu tematów, tj.: uzasadnienie biznesowe (po co? dlaczego?); organizacja (kto?); jakość w środowisku projektu (co? na ile?); plany (jak? za ile? kiedy?); zarządzanie ryzykiem (co, jeśli?); sterowanie zmianami (jaki jest wpływ?); postępy (gdzie jesteśmy? dokąd zmierzamy?),
3. procesów w cyklu życia projektu (które z kolei dzielą sięna podprocesy): faza przedprojektowa (przygotowanie projektu), etap inicjowania oraz etapy realizacyjne, na koniec ostatniego etapu następuje zamknięcie projektu realizowane w dedykowanym procesie. W ramach etapu inicjowania i etapów realizacyjnych przebiega proces zarządzania strategicznego projektem, który obejmuje odpowiednio podprocesy: inicjowania projektu, sterowania poszczególnymi etapami, zarządzania dostarczaniem kolejnych produktów i zamknięcia projektu,
4. dostosowanie do środowiska projektu.

Metodyka PRINCE2® zwraca szczególną uwagę na uzasadnienie biznesowe pokazujące korzyści, koszty, terminy i ryzyka związane z przedsięwzięciem, aktualizowane na każdym etapie jego realizacji. Cechy projektu, tj: wprowadzanie zmian, tymczasowość, wielofunkcyjność, unikalność, niepewność - odróżniają go od zwykłej działalności biznesowej. Jeżeli projekt jest potrzebny, korzystny, wykonalny to ma wiążące uzasadnienie biznesowe i można go w zależności od etapu rozpocząć, bądź dalej realizować. W szczególnym przypadku gdy w trakcie realizacji projektu zmieni się kierownictwo organizacji, należy rozpatrzeć to zagadnienie i wskazane jest aby z udziałem nowych decydentów ponownie dokonać weryfikacji projektu stawiając pytania: czy projekt po zmianach ma wiążące uzasadnienie biznesowe i czy należy go dalej kontynuować.

Realizacja projektu według metodyki PRINCE2 składa się z wielu (co najmniej dwóch) etapów zarządczych. W trakcie etapów realizacyjnych kierownik projektu m.in. przekazuje zgodę na wykonanie grupy zadań, ocenia postępy, rejestruje i analizuje zagadnienia projektowe, przegląda stan etapu, raportuje o ważnych zdarzeniach, dokonuje działań korygujących, itp.

Struktura organizacyjna precyzyjnie definiuje role, zakresy obowiązków i odpowiedzialności osób zarządzających i realizujących projekt. Prace nad projektem zleca kierownictwo organizacji lub programu, które również wybiera i mianuje Przewodniczącego Komitetu Sterującego. W skład Komitetu Sterującego wchodzi Przewodniczący, Główny Użytkownik i Główny Dostawca. Przewodniczący Komitetu Sterującego nadzoruje projekt i wskazuje Kierownika Projektu.

Zgodnie z metodologią PRINCE2 plany muszą być zatwierdzone zanim zostaną przekazane do realizacji. Planowanie jest realizowane przez cały cykl życia projektu. Wyróżnia się 3 poziomy planu: plan projektu, plan etapu, plan zespołu. W sytuacjach nadzwyczajnych (gdy to jest konieczne) tworzony jest plan nadzwyczajny (w razie pojawienia się zagrożenia istotnymi odchyleniami przekraczającymi tolerancje). Planowanie obejmuje działania: projektowanie planu, określanie i analizowanie produktów, identyfikowanie działań i zależności, szacowanie, harmonogramowanie i dokumentowanie planu oraz analizowanie ryzyka.

Zarządzanie ryzykiem to logiczne i systematyczne postępowanie, które umożliwia minimalizację strat i maksymalizację możliwości. Procedura zarządzania ryzykiem obejmuje identyfikowanie, analizowanie, planowanie, wdrażanie i komunikację. Zarządzanie ryzykiem powinno być realizowane w sposób ciągły w trakcie realizacji projektu.

Zmiany w projekcie wg PRINCE2 obsługiwane są na podstawie zagadnień. Zmiany (zagadnienia) może każdy zgłosić Kierownikowi projektu. Zgłoszenia zmian powinny być udokumentowane w Rejestrze zagadnień. Kierownik Projektu dokonuje na bieżąco zarządzania projektem i przekazuje raporty do Komitetu Sterującego. Wnioski o zmianę muszą być przeanalizowane pod kątem zasadności biznesowej oraz tolerancji w aspekcie czasu, zakresu, kosztów, jakości, ryzyk, korzyści, a następnie autoryzowane przez Komitet Sterujący. Zagadnienia mogą być realizowane w ramach działań korygujących przez Kierownika Projektu, o ile nie wykraczają poza określone dla projektu granice dla tolerancji, w przeciwnym razie odpowiednie informacje przekazuje wyżej, zgodnie z uprawnieniami decyzyjnymi.
Organizacje są na różnym poziomie zarządzania projektami:

1. świadomości zasad– wiedzą, że istnieją zasady,
2. znajomości zasad – znają je i powtarzają systematycznie (np. uzasadnienie biznesowe do każdego projektu),
3. umiejętności oceny i dostosowaniaczy zasady przystają do naszej organizacji (np. czy nie powodują zbyt dużej biurokratyzacji).

Model P3M3, znany jako Zarządzanie portfelem, programem i projektem umożliwia ocenę (wykorzystując hierarchiczne podejście) i wskazanie organizacjom realizującym projekt w jakim są miejscu, dokąd zmierzają, i jakie działania powinny być podjęte, aby przejść poziom wyżej. Model określa 5 poziomów: świadomość procesu, powtarzalność procesu, zdefiniowanie procesu, zarządzanie procesem i optymalizacja procesu. Prelegent zachęcił do zapoznania się z modelem dostępnym nieodpłatnie na stronie APMG-International.

Podsumowując swoje wystąpienie Prelegent stwierdził, że kwestią podstawową efektywności zarządzania projektami nie jest „twarde" stosowane technik (ścieżka krytyczna, wykres Gantta, itd.), które można odpowiednio dobrać w zależności od organizacji czy projektu, ale świadomość, kiedy zastosować podstawowe zasady zarządzania projektami i według jakich zasad podstawowych (pryncypiów) realizować projekt. Pryncypia są punktem odniesienia na każdym etapie i każdym procesie projektu realizowanego wg PRINCE2.

Na pytanie Pani Moniki Kos o doświadczenie z audytem, któremu zapewne był poddawany jako kierownik projektów, szczególnie współfinansowanych ze środków UE oraz wskazówki dla osób, które przygotowują się do takiego audytu, Pan Adam Chmielewski odpowiedział, że współpracę z audytorami projektów unijnych ocenia dobrze. Natomiast audyt zarządzania projektem proponuje przeprowadzić w oparciu o siedem pryncypiów metodyki PRINCE2 oraz model P3M3.

Na zakończenie spotkania Pani Monika Kos podkreśliła, że jak ważna jest inicjatywa audytorów wewnętrznych i ich współpraca z Departamentem DA. Przeprowadzenie prezentacji nt. PRINCE2 było możliwe właśnie dzięki inicjatywie jednej z audytorek, która uczestnicząc wcześniej w szkoleniu prowadzonym przez Pana Adama Chmielewskiego zarekomendowała go, jako wysokiej klasy specjalistę w tej dziedzinie oraz doskonałego prelegenta. Dzięki temu możliwy był kontakt z Panem Chmielewskim. Szczęśliwie zarówno Prelegent, jak i jego zwierzchnicy wyrazili zainteresowanie współpracą i zgodę na to wystąpienie. Dlatego Pani Monika Kos jeszcze raz zaapelowała do uczestników o przekazywanie propozycji tematów oraz prelegentów na kolejne spotkania, które odbędą się w 2012 roku.

Zachęciła również, do udziału w spotkaniu styczniowym, w ramach którego planowane jest wystąpienie przedstawiciela Najwyższej Izby Kontroli nt. głównych tez wynikających z„Informacji o wynikach kontroli funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostkach samorządu terytorialnego ze szczególnym uwzględnieniem audytu wewnętrznego" oraz prezentacja Pani Joanny Mrowickiej, Prezes SAW IIA Polska. Podkreśliła też, że warto aby audytorzy (szczególnie z jst) w celu włączenia się w merytoryczną dyskusję, zapoznali się z treścią Informacji przed spotkaniem styczniowym. Następnie podziękowała Prelegentowi za profesjonalną prezentację, przedstawicielom SAW IIA Polska za kolejny rok współpracy oraz uczestnikom za zainteresowanie i udział w tym spotkaniu oraz we wszystkich, które miały miejsce w 2011 roku. W imieniu całego Departamentu DA jeszcze raz złożyła wszystkim życzenia świąteczno - noworoczne.