«Powrót

Notatka z XXII spotkania audytorów wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych w dniu 23 lutego 2012 r.

Notatka z XXII spotkania audytorów wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych w dniu 23 lutego 2012 r.

Notatka z XXII spotkania audytorów wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych w dniu 23 lutego 2012 r.

Źródło: Departament Audytu Sektora Finansów Publicznych
W ramach kontynuacji wspólnej inicjatywy Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych oraz Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych IIA Polska w dniu 23 lutego 2012 r. w Ministerstwie Finansów odbyło się kolejne spotkanie z audytorami wewnętrznymi jednostek sektora finansów publicznych. W spotkaniu wziął udział Pan Mirosław Sekuła, Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Finansów, który od 22 grudnia 2011 r. z upoważnienia Ministra Finansów wykonuje zadania w zakresie koordynacji kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego. Spotkanie poprowadziła Pani Monika Kos, Naczelnik Wydziału ds. Współpracy z Zagranicą Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych.Zarząd Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych IIA Polska reprezentowała Pani dr inż Grażyna Paulina Wójcik.
Prezentację pt. Kontrola zarządcza w zamówieniach publicznych przedstawił Pan Ryszard Sołowiej, Zastępca Kanclerza w Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie. Pan Sołowiej jest doświadczonym konsultantem, praktykiem i trenerem w dziedzinie audytu i zamówień publicznych.Posiada uprawnienia audytorskie, pełnił funkcję Arbitra z listy Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w latach 2004-2007 r., w roku 1997 był trenerem z listy Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.
Na wstępie Pan Ryszard Sołowiej omówił elementy systemu kontroli zarządczej oraz ich powiązanie z zamówieniami publicznymi. Omawiając zagadnienia związane ze Środowiskiem wewnętrznym Prelegent zwrócił uwagę na znaczenie delegowania uprawnień w kontekście zapisów znowelizowanej ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych[1] (weszła w życie 11 lutego br.). Zgodnie z zapisami ww. ustawy osoby biorące udział w przygotowaniu zamówienia publicznego ponoszą odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, o ile ich udział w przygotowaniu zamówienia publicznego wynika wprost z przepisów lub z zakresu obowiązków. Delegowanie uprawnień powinno znaleźć wyraz w formie pisemnej.
W odniesieniu do kolejnego elementu systemu kontroli zarządczej - Cele i zarządzanie ryzykiem Pan Ryszard Sołowiej podkreślił, że również w tym przypadku wskazane jest przedstawienie w formie pisemnej podstawowych regulacji wewnętrznych obowiązujących w jednostce. Ważnym jest natomiast, aby opracowane regulacje nie były jedynie wypełnieniem wymogu i formą biurokracji, ale stanowiły faktyczne wsparcie dla pracowników jednostki i były rzeczywiście wykorzystywane w praktyce.
W przypadku Mechanizmów kontroli kluczowym jest aby były one adekwatne do zidentyfikowanych ryzyk. Wprowadzone mechanizmy, aby stanowiły efektywną i skuteczną reakcję na zidentyfikowane ryzyko, należy cały czas weryfikować i doskonalić.
Kolejny element systemu kontroli zarządczej jakim jest Informacja i komunikacja (zarówno wewnętrzna, jak i zewnętrzna) ma w systemie kontroli zarządczej zapewnić wszystkim pracownikom w jednostce stały dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przypisanych im celów i zadań.
Natomiast monitorowanie i ocena mają stanowić weryfikację obecności i funkcjonowania elementów systemu kontroli zarządczej w jednostce.
Pan Ryszard Sołowiej zwrócił uwagę na rolę standardów kontroli zarządczej w procedurze prawidłowego udzielenia zamówienia publicznego z uwzględnieniem poszczególnych elementów kontroli zarządczej.
W ocenie Prelegenta zasadniczym problemem w obszarze środowiska wewnętrznego jest prawidłowy dobór kompetentnych pracowników dla przygotowania i przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne, którym umożliwi się stałe podnoszenie kwalifikacji zawodowych w zakresie przepisów prawa zamówień publicznych (nie tylko w tej dziedzinie) zapewniając środki finansowe na szkolenia. Kierownicy jednostek i pracownicy komórek zamówień publicznych powinni przestrzegać zasad etycznych i cechować się uczciwością, bezstronnością i obiektywizmem. Komórki zamówień publicznych powinny być właściwie usytuowane w strukturze organizacyjnej jednostki – nie muszą podlegać bezpośrednio kierownikowi jednostki, ale nie powinny być usytuowane zbyt nisko w jej strukturze. Struktura organizacyjna w komórkach zamówień publicznych powinna być dostosowana do celu, jakim jest prawidłowe udzielanie zamówień publicznych, a pracownicy zamówień publicznych powinni posiadać prawidłowo opisane stanowiska pracy, ze wskazaniem w formie pisemnej zakresu uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności.
Właściwe zidentyfikowanie ryzyk zwiększa prawdopodobieństwo osiągnięcia celu, czyli udzielenia zamówienia publicznego zgodnie z prawem, w sposób efektywny, oszczędny i terminowy. Obszarami ryzyka są, np.:
  • błędne planowanie zamówień,
  • błędne ustalanie wartości zamówienia (dzielenie zamówienia dotyczącego tego samego przedmiotu zamówienia na części),
  • błędny wybór trybu (najczęściej wybierany tryb to przetarg nieograniczony, w 2011 roku stanowił 82% wszystkich zamówień publicznych),
  • niewłaściwe sporządzenie SIWZ,
  • niewłaściwy opis przedmiotu zamówienia (świadczy o tym np. duża liczba zapytań)
  • niewłaściwa procedura uzupełniania dokumentów,
  • błędne wykluczenie z postępowania,
  • błędne odrzucenie ofert,
  • unieważnienie postępowania bez spełnienia przesłanek,
  • zagrożenie środkami ochrony prawnej,
  • niewłaściwe dokumentowanie postępowań,
  • zmiany umowy (zmiany umowy są dopuszczalne, ale w przypadku, gdy zamawiający je przewidział i określił warunki ewentualnej zmiany umowy),
  • niewłaściwa realizacja umowy.
Mechanizmy kontroli powinny stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko, które jednostka zamierza ograniczyć. W przypadku zamówień publicznych jednostka opracowuje regulacje wewnętrzne (Regulamin udzielania zamówień publicznych i Regulamin komisji przetargowej), dotyczące wydatkowania środków finansowych. Pan Ryszard Sołowiej zwrócił uwagę, że Regulamin udzielania zamówień publicznych powinien być oparty o strukturę jednostki, uwzględniać zadania komórek organizacyjnych, być zwięzły, przyjazny w czytaniu (ale nie zbyt ogólny), aktualny i użyteczny. Regulamin komisji przetargowej powinien być ściśle powiązany z Regulaminem udzielania zamówień, określać precyzyjnie obowiązki członków komisji, mając na celu zapewnienie indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności (z uwagi na przepisy ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych).Szczegółowej indywidualizacji odpowiedzialności członków komisji przetargowych można dokonać np. zarządzeniem wewnętrznym, powołując imiennie członków komisji , przypisując im zakres obowiązków oraz odpowiedzialność za wykonywane czynności. Przykładowymi mechanizmami kontrolnymi mogą być także:
  • wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za zamówienia publiczne do sprawowania funkcji kontrolnych czynności dokonywanych w procesie udzielania zamówień publicznych,
  • samokontrola pracowników komórki zamówień publicznych,
  • wzajemne dokonywanie czynności sprawdzających przez pracowników komórki zamówień publicznych,
  • podział obowiązków umożliwiający wykrywanie i korygowanie błędów,
  • zachowanie ciągłości pracy (planowanie urlopów, zastępowanie w pracach komisji przetargowych),
  • kontrola dostępu do systemów informatycznych ograniczona do osób związanych z komórką zamówień publicznych.
W ramach informacji i komunikacji oprócz konieczności zapewnienia pracownikom dostępu do informacji wewnętrznych i zewnętrznych, konieczny jest bieżący przepływ informacji pomiędzy pracownikami w czasie prowadzonych postępowań o zamówienie publiczne. Niezwykle istotne jest również zapewnienie komunikacji zewnętrznej z podmiotami zewnętrznymi, przede wszystkim z wykonawcami ubiegającymi się o zamówienie publiczne. Niewłaściwa komunikacja pomiędzy zamawiającym i wykonawcami jest często przyczyną nieporozumień, skarg kierowanych m.in. do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych oraz odwołań do Krajowej Izby Odwoławczej. Niezakłócony przepływ informacji konieczny jest w kontaktach z organami kontroli czy też osobami wykonującymi czynności kontrolne, w tym audytorami zewnętrznymi.
Monitorowanie i ocena wskazują na poziom kondycji komórek zamówień publicznych, tj. dają obraz tego, jak są udzielane zamówienia publiczne w jednostce, gdyż obejmują:
  • zadania zapewniające i doradcze w obszarze zamówień publicznych prowadzone przez komórki audytu,
  • zadania związane z kontrolą obszaru zamówień publicznych przez komórki kontroli wewnętrznej (jeżeli istnieją),
  • samoocenę pracowników komórki zamówień publicznych,
  • oceny zewnętrzne m.in. organów kontrolnych.
Niewykonanie lub nienależyte wykonanie przez kierownika jednostki sektora finansów publicznych obowiązków w zakresie kontroli zarządczej jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych,jeżeli miało ono wpływ na:
  • udzielenie zamówienia publicznego wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych,
  • zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych dotyczących formy pisemnej umowy, okresu, na który umowa może być zawarta, lub w przypadku wniesienia odwołania - terminu jej zawarcia,
  • niewyłączenie z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego osoby podlegającej wyłączeniu z takiego postępowania na podstawie przepisów o zamówieniach publicznych,
  • unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych określających przesłanki unieważnienia tego postępowania,
  • dokonanie w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub przygotowaniu tego postępowania albo w postępowaniu o zawarcie umowy koncesji na roboty budowlane lub usługi, czynności naruszającej dyscyplinę finansów publicznych przez osobę nieupoważnioną do wykonania tej czynności.
Funkcją kontroli zarządczej w zamówieniach publicznych jest zapewnienie prawidłowego postępowania kierownika jednostki sektora finansów publicznych przy udzielaniu zamówień publicznych, a w szczególności zapobieganie i eliminowanie nieprawidłowości, które mogłyby powstać wskutek zaniedbania lub niewypełnienia przez kierownika obowiązków określonych ustawą Prawo zamówień publicznych (Pzp).
Ponieważ zgodnie z art.18 ust.1 ustawy Pzp za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego odpowiada kierownik zamawiającego, niezmiernie istotne jest delegowanie uprawnień – powierzenie w formie pisemnej zastrzeżonych dla kierownika czynności w postępowaniu oraz przygotowaniu postępowania.
W dalszej części spotkania Pan Ryszard Sołowiej odpowiadał na pytania uczestników spotkania. W kwestii jak zmieni się orzekanie po nowelizacji ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, Pan Ryszard Sołowiej stwierdził, iż komisje będą bardziej obciążone pracą, gdyż ustawa wprowadziła szerszy katalog osób odpowiedzialnych za przygotowanie iprzeprowadzenie postępowań o zamówienie publiczne. Zdaniem Prelegenta rozszerzenie katalogu osób odpowiedzialnych nie wpłynie na zwiększenie ilości spraw, a jedynie na zwiększenie ilości osób do wysłuchania przed komisją orzekającą.
Następne pytanie dotyczyło rozbieżności poglądów osób prowadzących szkolenia z zakresu zamówień publicznych dotyczących regulacji dla zamówień o wartości nieprzekraczającej 14000 Euro. Uczestnik spotkania prosił o wyjaśnienie, który z poglądów prezentowanych przez szkoleniowców jest właściwy w ocenie Prelegenta - zasada, że wszystkie zakupy poniżej 14 000 Euro powinny mieć pisemną regulację, czy że do zamówień poniżej 14 000 Euro ustawy Pzp się nie stosuje.
Pan Ryszard Sołowiej stwierdził, że praktyka jest różna, ale zarówno zakupy pod- jak i ponadprogowe są zamówieniami publicznymi, z tą różnica, że do zakupów podprogowych nie stosuje się przepisów Pzp. Zasady dokonywania zakupów podprogowych regulują regulaminy, zdaniem Prelegenta niekiedy zbyt restrykcyjne.
Kończąc spotkanie Pani Monika Kos podziękowała uczestnikom za udział i Panu Ryszardowi Sołowiejowi za interesującą prezentację. Pani dr inż Grażyna Paulina Wójcik zaprosiła do udziału w organizowanej przez SAW IIA Polska konferencji z okazji 10-lecia IIA Polska, która odbędzie się w dniach 28 – 30 maja br. (szczegółowe informacje na temat konferencji zostaną zamieszczone na stronie SAW IIA Polska).
 
bip

Informacje o publikacji dokumentu

 
Data utworzenia: 24.07.2012 Data publikacji: 24.07.2012 11:53 Data ostatniej modyfikacji: 12.12.2017 14:26
Autor: Departament Audytu Sektora Finansów Publicznych Osoba publikująca: Monika Kos Osoba modyfikująca: Wojciech Jóźwicki
Rejestr zmian
TAGI
notatka

«Powrót