«Powrót

Notatka z XIX spotkania audytorów wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych w dniu 24 listopada 2011 r.

Notatka z XIX spotkania audytorów wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych w dniu 24 listopada 2011 r.

Notatka z XIX spotkania audytorów wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych w dniu 24 listopada 2011 r.

Źródło: Departament Audytu Sektora Finansów Publicznych
W ramach kontynuacji wspólnej inicjatywy Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych oraz Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych IIA Polska w dniu 24 listopada 2011 r. w Ministerstwie Finansów odbyło się kolejne spotkanie z audytorami wewnętrznymi jednostek sektora finansów publicznych. Spotkanie poprowadziła Pani Agnieszka Giebel, Zastępca Dyrektora Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych Ministerstwa Finansów. Zarząd SAW IIA Polska reprezentował Pan Marcin Dobruk, Wiceprezes Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych IIA Polska.
Na spotkaniu omówione zostały następujące tematy:
  • „Benchmarking audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych", który przedstawiła Pani Urszula Sojka, Naczelnik Wydziału ds. Analiz i Sprawozdawczości w Departamencie Audytu Sektora Finansów Publicznych Ministerstwa Finansów oraz
  • „Ocena jakości audytu wewnętrznego", który zaprezentował Pan Marcin Dobruk, Wiceprezes Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych IIA Polska.
Rozpoczynając spotkanie Pani Dyrektor Agnieszka Giebel poleciła uwadze uczestników dwa dokumenty opracowane przez Departament Audytu Sektora Finansów Publicznych i opublikowane na stronie internetowej MF tj. sprawozdanie z funkcjonowania audytu wewnętrznego i kontroli zarządczej w sektorze publicznym w 2010 r. (Audyt wewnętrzny i kontrola zarządcza w sektorze publicznym w 2010 roku - sprawozdanie plik pdf, 1,19 MB) oraz Zarys modelu IA – CM (Internal Audit Capability Model) opracowany na podstawie materiałów internetowych Instytutu Audytorów Wewnętrznych (IIA) (Model IA - CM w sektorze publicznym. Zarys Modelu plik pdf, 338 KB).
Ponadto przypomniała o zmianie regulacji prawnych w zakresie odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych w zakresie dotyczącym I poziomu kontroli zarządczej oraz o upływie okresu przejściowego dot. uprawnień do pracy w zawodzie audytora wewnętrznego dla inspektorów kontroli skarbowej oraz kontrolerów NIK.
W pierwszej części spotkania Pani Urszula Sojka przystępując do zaprezentowania raportu „Benchmarking audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych" wskazała na standard 1300 praktyki zawodowej audytu wewnętrznego, w tym zastosowanie porównywania mierników efektywności w ocenach wewnętrznych i zewnętrznych jako podstawę dla podjęcia prac nad benchmarkingiem audytu, a następnie przedstawiła ideę i sposób opracowania raportu. Prace nad benchmarkingiem rozpoczęły się już w 2009 roku. Dwukrotnie opracowano listę wskaźników na podstawie analizy dobrych praktyk w zakresie mierzenia efektów działalności audytu oraz zgromadzonych danych. Dwukrotnie również opracowane wskaźniki poddawano konsultacjom audytorów wewnętrznych. Wszystkie zgłoszone przez audytorów wewnętrznych uwagi przeanalizowano, a ich wynikiem jest opracowanie ostatecznego wykazu 15 wskaźników zastosowanych w raporcie oraz zestawienie nieuwzględnionych uwag wraz ze stanowiskiem Departamentu DA, stanowiące załącznik do raportu.
Do grupy opracowanych wskaźników dostosowany został wzór dokumentu sprawozdawczego „Informacji o realizacji zadań z zakresu audytu wewnętrznego w roku poprzednim" publikowany komunikatem Ministra Finansów. Raport opracowano na podstawie danych przedstawionych przez audytorów wewnętrznych w informacjach za 2010 rok.
Pani Urszula Sojka zaznaczyła, że celem który przyświecał w pracach nad raportem benchmarkingowym było dostarczenie audytorom wewnętrznym narzędzia samooceny w postaci zbioru danych niezbędnych do przeprowadzenia własnych porównań i samodoskonalenia. Dane, które Departament DA od lat gromadzi od audytorów wewnętrznych w ramach obowiązkowej sprawozdawczości po raz pierwszy zostały przeanalizowane i zaprezentowane pod kątem ich wykorzystania przez samych audytorów.
Raport w założeniu nie służy do dokonywania oceny pracy audytorów wewnętrznych przez Ministerstwo Finansów, kierowników jednostek lub służby kontroli.
Pani Dyrektor Agnieszka Giebel podkreśliła, że dalsze prace nad badaniami benchmarkingowymi
są uzależnione od zainteresowania i czynnego udziału audytorów wewnętrznych w dyskusji, która udzieliłaby odpowiedzi na pytanie czy jest to narzędzie potrzebne audytorom wewnętrznym jsfp
i jaki powinien być jego docelowy kształt. Pani Dyrektor zwróciła uwagę, że chociaż raport był opublikowany 20 września br., to dotychczas tylko dwoje audytorów zgłosiło swoje uwagi. Dlatego ponownie zaapelowała, aby audytorzy podzielili się swoim doświadczeniem i refleksjami z autorami raportu. Przedstawiony raport benchmarkingowy należy traktować jako badanie pilotażowe, a zastosowane wskaźniki i grupy porównawcze jako propozycję, która będzie doskonalona przy założeniu aktywnego udziału audytorów wewnętrznych.
Na pytanie czy ktoś skorzystał z raportu, kilkoro uczestników spotkania potwierdziło, że dokonali porównania z podobnymi jednostkami. W niektórych jednostkach wyniki takiego porównania przedstawiono kierownikowi jednostki. Osoby te stwierdziły, że raport benchmarkingowy jest bardzo dobrym narzędziem do oceny i poprawy jakości audytu. Zwrócono również uwagę,
że benchmarking nie powinien prowadzić do nakładania schematów na różne jednostki, ale szukania wspólnych mianowników.
Ze strony uczestników spotkania padła również sugestia, aby raport został skierowany nie tylko do audytorów wewnętrznych, ale również do komitetów audytu i kierowników jednostek, co dałoby nadzieję na jego szersze wykorzystanie w przyszłości.
Pani Urszula Sojka zwróciła uwagę na fakt, że wykorzystanie pierwszego badania, które wymaga jeszcze udoskonalenia, jako podstawy oceny audytu przez kierownika jednostki czy komitet audytu, może przynieść wbrew zamierzeniom negatywne skutki. Zanim wyniki zostaną oficjalnie przekazane dalej, autorzy i audytorzy powinni mieć pewność poprawności przyjętych grup i wskaźników oraz mieć możliwość samooceny. Z czasem wyniki takich badań mogą być kierowane do szerszego grona odbiorców.
Pani Dyrektor Giebel jeszcze raz podkreśliła, że kierownicy jednostek w bardzo ostrożny sposób powinni wykorzystywać benchmarking do oceny pracy audytorów wewnętrznych.
O przedstawienie swoich refleksji został poproszony Pan Marcin Dublaszewski, jeden z dwojga autorów uwag do raportu benchmarkingowego nadesłanych do Departamentu DA.
Pan Dublaszewski stwierdził, że audytorzy muszą włączyć się do procesu benchmarkingu. Badaniu powinna podlegać funkcja audytu wewnętrznego w urzędzie, może ono w związku z tym obejmować mierniki dot. zagadnień, na które audyt nie ma wpływu, np. ilość szkoleń. Należy pamiętać, że chodzi o szukanie wspólnych mianowników – wzorcowych podejść, np. do podziału na obszary działania. Porównanie może wskazać drogę do objęcia cyklem audytu całego obszaru działania jednostki np. poprzez zwiększenie ilości zadań audytu lub połączenie obszarów. Z benchmarkingu mogą korzystać audytorzy, ale również kierownicy jednostek. Analizując miernik Pokrycie obszaru wysokiego ryzyka w planie rocznym audytu, kierownik jednostki ma podstawę dla określenia wartości oczekiwanej, np. w ciągu cyklu audyt powinien objąć 80% obszarów wysokiego ryzyka. Kluczowym jest fakt, że benchmarking ocenia nie tylko komórkę, ale też funkcję audytu. Pan Dublaszewski podkreślał, iż niewłaściwe są argumenty, iż benchmarking jest jedynie dodatkowym obciążeniem dla audytora, Skoro audytorzy sami oczekują takich czy podobnych działań od audytowanych, nie powinni stronić od samodzielnego ich dokonywania.
Pani Urszula Sojka zaznaczyła, że celem tego raportu benchmarkingowego nie mogło być wskazanie docelowych, oczekiwanych wartości mierników. To pierwsza próba mierzenia wybranych zagadnień działalności audytu, dlatego służy głównie samoocenie audytorów. Nie można narzucić audytorom wewnętrznym obowiązujących obszarów ryzyka bo działalność jest niezwykle różnorodna, ale można pokazywać wartości średnie, aby ci których działalność w znaczącym stopniu niekorzystnie odstaje od pozostałych, mogli ją poprawić.
Uczestnicy dyskusji potwierdzali użyteczność tego narzędzia i samego raportu. Porównywanie się z wynikami badania wskazuje niekiedy pewne kuriozalne sytuacje, jak np. cykl audytu, który określono na ponad 100 lat. Jednocześnie bezsporna jest konieczność uwzględniania różnych wskaźników, np. w przypadku liczby zadań; zgłoszenie 1 zadania lub 10 zadań w roku,
nic nie mówi o jakości i efektywności audytu w danej jednostce, gdyż jak podkreślał jeden z dyskutantów, można podzielić zadanie by wykazać ich dużą liczbę. Według przedstawionych opinii, wiele rzeczy jest trudnych do porównania bądź nieporównywalnych, ale konfrontowanie się z innymi bywa budujące. Bywa też frustrujące, jeśli widzi się dysproporcje w liczbie etatów w stosunku do wielkości jednostki.
Pani Urszula Sojka powiedziała, że wiedza na temat np. stanu zatrudnienia w podobnych jednostkach jest o tyle cenna, że może stanowić argument dla audytora wewnętrznego w ubieganiu się o zwiększenie wymiaru etatów w komórce audytu. Przytoczyła przykład kierownika komórki audytu przygotowującego wniosek o zwiększenie zatrudnienia w komórce, na którego prośbę przygotowano informację o stanie zatrudnienia w podobnych jednostkach. W raporcie te dane są powszechnie dostępne.
Pani Dyrektor Giebel zasugerowała, aby analizując wyniki badania zadać sobie pytania:
Jak moja komórka wypada na tle innych, podobnych jednostek? Czy mogę coś poprawić aby stać
się bardziej efektywnym?
Zwróciła też uwagę na informację pokontrolną NIK dotyczącą kontroli zarządczej z uwzględnieniem audytu wewnętrznego w jednostkach samorządu terytorialnego. Ogólne wnioski z kontroli wskazują na potrzebę rozważenia nowego kształtu funkcjonowania zarówno samego audytu, jak również jego koordynacji. Dyskusyjna może być adekwatność wskaźników przyjętych w kontroli, ale nie ulega wątpliwości, że trzeba zastanowić się nad wykorzystaniem dostępnych narzędzi, aby poprawić skuteczność i efektywność zarówno służb audytu, jak i samej koordynacji. Audytorzy wewnętrzni tego sektora wyrazili ubolewanie nad wykluczeniem samorządu terytorialnego z istotnych uregulowań w zakresie koordynacji zawartych w ustawie o finansach publicznych. W toku dyskusji stwierdzono jednak, że umieszczenie zapisów w ww. ustawie nie zmieni sytuacji. Dodatkowe rygory ustawowe nie wpłyną w istotny sposób na zmianę podejścia kierowników jednostek do audytu, a bez tego trudno mówić o efektach. Dlatego potrzebne są zmiany systemowych rozwiązań, które wymagają szerszej analizy.
W drugiej części spotkania Pan Marcin Dobruk przedstawił prezentację poświęconą
Ocenie jakości audytu wewnętrznego (Quality Assessment). Prezentację rozpoczęła seria pytań mających na celu zobrazowanie skali przeprowadzonych zewnętrznych ocen jakości audytu wewnętrznego w jednostkach reprezentowanych przez uczestników spotkania. Tylko nieliczni audytorzy potwierdzili, że taka ocena została przeprowadzona w ich jednostkach. Najczęstszym czynnikiem determinującym brak ocen był jej zbyt wysoki koszt. W dalszej rozmowie okazało się, że w wielu jednostkach reprezentowanych na spotkaniu, ocena audytu wewnętrznego została przeprowadzona przez upoważnionych pracowników Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych.
Wymagania w zakresie przeprowadzenia oceny jakości audytu wewnętrznego zawarte
są w Międzynarodowych Ramowych Zasadach Praktyki Zawodowej (MRZPZ) opracowanych przez IIA. Kwestię potrzeby dbałości o jakość w audycie reguluje standard 1300 i następne.
W ocenie Prelegenta, sformułowanie „jakość" może oznaczać dla każdego coś zupełnie innego. Kilka przedstawionych w toku wystąpienia definicji jakości wskazuje na powiązanie jej z dążeniem do doskonałości w środowisku biznesowym, „przekraczanie" oczekiwań interesariuszy
oraz zapewnienie, że wartość jest dodawana do wszystkich obszarów audytu wewnętrznego
a sam audyt przysparza wartości organizacji.
Ocena jakości audytu wewnętrznego jest procesem oceny skuteczności i efektywności funkcji oraz roli audytu wewnętrznego w organizacji i następuje w ramach kompleksowego, jakościowego przeglądu. Ocena jakości audytu wewnętrznego (QA) ma na celu uzyskanie zapewnienia o zgodności prowadzonego audytu ze Standardami i innymi procedurami obowiązującymi w danej jednostce. Należy pamiętać, że oceniana jest funkcja audytu wewnętrznego, nie zaś audytor.
Za zapewnienie jakości audytu wewnętrznego w jednostce (w tym QA) odpowiedzialny
jest zarządzający audytem wewnętrznym. W przypadku prowadzenia audytu przez usługodawcę zewnętrznego za ocenę jakości audytu odpowiada również osoba, która negocjowała umowę
po stronie Zamawiającego.
Stronami korzystającymi z oceny jakości jest sam audytor oraz interesariusze audytu wewnętrznego, w tym m. in.: kierownik jednostki/zarząd/rada nadzorcza, komitet audytu, czy kadra kierownicza średniego szczebla zarządzania. Wynik oceny jakości decyduje o wizerunku jednostki i ma wpływ na kształtowanie opinii publicznej na jej temat. Jedną z istotnych korzyści z oceny jakości jest możliwość wykorzystywania przez audytora formuły: zgodny z Międzynarodowymi standardami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego. Jest to także okazja do wprowadzenia ulepszeń, zwiększenia efektywności, poprawy rezultatów, zastosowania dobrych praktyk, poprawy wizerunku audytora wewnętrznego i jednostki, zdiagnozowania stanu zgodności ze Standardami, normami, identyfikacji słabości audytu wewnętrznego, itp.
Ocena może być przeprowadzona przez usługodawcę zewnętrznego. Jest to najbardziej kosztowna forma oceny. Mniej kosztownym sposobem spełnienia wymagań MRZPZ jest dokonanie samooceny z niezależną walidacją (SAIV) lub przegląd partnerski.
Proces SAIV polega na dokonaniu rygorystycznej samooceny działalności audytu wewnętrznego, a następnie poddanie jej walidacji (przeglądowi wyników samooceny przeprowadzonemu przez walidatora). Dla osiągnięcia miarodajnej opinii w sprawie oceny jakości audytu wewnętrznego, zarówno osoba przeprowadzająca ocenę zewnętrzną, jak i walidator musi być niezależny, posiadać odpowiednią wiedzę i doświadczenie dot. funkcjonowania jednostek o podobnym typie oraz samej oceny. Mogą to być osoby, które ukończyły specjalistyczne szkolenie organizowane przez IIA lub inne, spełniające powyższe wymagania.
Jeśli chodzi o przeglądy partnerskie, to spełnią swoją rolę, gdy przeprowadzane będą między jednostkami realizującymi takie same zadania, np. pomiędzy izbami skarbowymi, urzędami miasta lub jednostkami policji, itd. Bezkosztowym dla jednostki sposobem uzyskania oceny zewnętrznej jest ocena przeprowadzana przez pracowników Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych MF. Pracownicy MF spełniają warunki niezależności i odpowiednich kwalifikacji, a przeprowadzane przez nich oceny prowadzenia audytu wewnętrznego w ocenie Prelegenta spełniają wymagania określone w MRZPZ oraz Standardach. Jedyny wyjątek może stanowić przeprowadzanie oceny w dziale finanse publiczne – w tym przypadku może pojawić się konflikt interesów.
Pan Marcin Dobruk przytoczył przykład sytuacji, w której audytor wewnętrzny uznał
za QA kontrolę przeprowadzoną przez NIK. Jednocześnie poddał w wątpliwość czy jest
to spełnienie wymogu 5-letniej oceny. Wyjaśnił, że są dwa powody dla których w Jego ocenie w omawianym przypadku kontrola NIK nie powinna być uznawana jako pełne QA; kontrola nie obejmowała całego spektrum działalności audytu wewnętrznego w jednostce, zaś kontrolerzy NIK nie spełniali wymogów doświadczenia i kompetencji w przeprowadzaniu ocen. Pani Dyrektor Agnieszka Giebel podejmując polemikę podkreśliła, że decyzję o uznaniu bądź nie danej oceny za spełniającą wymogi standardów podejmuje autonomicznie kierujący audytem wraz z kierownikiem jednostki. Co za tym idzie, kluczową kwestią w tym zakresie jest uczciwość i rzetelność obu podmiotów. Audytor wewnętrzny wraz z kierownikiem jednostki ma decydujący i ostateczny wpływ na zweryfikowanie oceniającego lub walidatora oraz uznanie czy dana ocena wypełnia wymogi Standardów.
Przeprowadzenie oceny zewnętrznej napotyka na liczne trudności nie tylko z uwagi na konieczność ponoszenia kosztów, ale także w związku z bagatelizowaniem przez kierowników jednostek
i audytorów wewnętrznych wymogu przeprowadzania oceny jakości. Przyczyną takiego podejścia może być fakt, że jedyną sankcją za nieprzeprowadzenie oceny jakości jest brak możliwości stosowania formuły „zgodne ze standardami" w dokumentacji.
Opis procesu i narzędzi QA i SAIV można znaleźć w podręczniku Quality Assessment Manual 6th Edition (2009) wydanym przez IIA. W opinii Prelegenta metodyka oceny zaproponowana
przez IIA jest najbardziej kompleksowa.
Przydatne w przeprowadzaniu QA mogą być dokumenty opublikowane przez Ministerstwo Finansów, w tym raport benchmarkingowy, wytyczne do samooceny oraz model IA – CA przetłumaczony przez MF.
Na zakończenie Prelegent zarekomendował zapoznanie się z opracowanym przez The IIA materiałem o nazwie The Path to Quality. Jest to syntetyczny dokument, dzięki któremu można uzyskać informacje, na jakim „poziomie jakości" znajduje się komórka audytu.
Podsumowując spotkanie Pani Dyrektor Giebel podziękowała prelegentom za poprowadzenie prezentacji oraz uczestnikom za udział w spotkaniu i w dyskusji. Zapraszając na spotkanie grudniowe przypomniała, że ze względu na okres świąteczno – noworoczny kolejne spotkanie odbędzie się w dniu 15 grudnia.

Prezentacja nt. „Ocena jakości audytu wewnętrznego" (plik pdf, 691 KB)
bip

Informacje o publikacji dokumentu

 
Data utworzenia: 24.07.2012 Data publikacji: 24.07.2012 08:08 Data ostatniej modyfikacji: 12.12.2017 10:34
Autor: Departament Audytu Sektora Finansów Publicznych Osoba publikująca: Monika Kos Osoba modyfikująca: Wojciech Jóźwicki
Rejestr zmian
TAGI
notatka

«Powrót