W dniu 12 czerwca 2014 r. w Ministerstwie Finansów odbyło się trzecie spotkanie dla przedstawicieli komitetów audytu powołanych przez ministrów kierujących działem. Spotkanie zostało poprowadzone przez Panią Izabelę Leszczynę, Sekretarza Stanu w Ministerstwie Finansów, nadzorującą w imieniu Ministra Finansów realizację zadań dotyczących koordynacji kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w sektorze publicznym. W spotkaniu udział wzięli przedstawiciele komitetów audytu z 17 ministerstw, w tym sekretarze i podsekretarze stanu, pełniący funkcje przewodniczących komitetów.
Spotkanie miało charakter dyskusji, która dotyczyła realizacji zadań komitetu audytu w zakresie kontroli zarządczej w oparciu o stosowane praktyki. Główne zagadnienia poruszane w ramach dyskusji obejmowały w szczególności:
- zakres prac komitetu audytu oraz wykorzystywane źródła informacji,
- relacje z kluczowymi klientami/partnerami komitetu,
- przykładowy roczny kalendarz posiedzeń komitetu audytu,
- nowy wzór sprawozdania z realizacji zadań komitetu audytu.
W ramach pierwszego z tematów podjęto próbę określenia różnego podejścia do realizacji zadań komitetów i określenia najbardziej oczekiwanego z nich, w kontekście dostarczenia ministrowi skutecznego wsparcia w zakresie zapewnienia prawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej. Jako punkt wyjścia do dyskusji wskazano trzy podstawowe modele: analityk, doradca i inicjator. Uczestnicy wskazali też inne modele pracy komitetu, które zostały określone jako partner biznesu (komitet współodpowiedzialny za jednostkę), czy koordynator (jako formę koordynacji wskazywano opracowanie katalogu ryzyk i organizację spotkań audytorów wewnętrznych z działów). Podkreślono, że podstawową rolą komitetu jest jego działalność doradcza, dzięki której ma ułatwiać ministrowi podejmowanie decyzji. Wskazane jest jednak sięganie przez komitet do różnych form działalności, w zależności od realizowanych zadań i oczekiwań ministra. Jako dodatkowe czynniki oddziaływujące na formę działalności komitetu, wskazano również jego skład (wiedza merytoryczna członków komitetu oraz ich znajomość działu, a także ich niezależność), stopień dojrzałości organizacji oraz jakość audytu wewnętrznego – w jednostkach, w których audyt działa prawidłowo komitet nie musi wchodzić w często trudną rolę inicjatora. Zasygnalizowano również potrzebę wspierania audytu wewnętrznego w sektorze publicznym w zakresie jego roli oraz podnoszenia jakości, zarówno przez komitety audytu jak i Ministerstwo Finansów.
Kolejnym tematem była identyfikacja źródeł informacji, z których komitety korzystają, określając harmonogram swojej działalności. Jako najczęściej wykorzystywane źródło informacji wskazano audyt wewnętrzny oraz informacje od kierowników jednostek w dziale. Zasygnalizowano trudności w pozyskaniu odpowiednich informacji w przypadku jednostek, w których nie funkcjonuje audyt wewnętrzny. Jednak za najistotniejsze źródło uznano oczekiwania ministra, na rzecz którego komitet działa. Również dyrektora generalnego ministerstwa wskazano jako jednego z kluczowych partnerów komitetu. Zauważono, że w niektórych komitetach dyrektorzy generalni pełnią funkcję członka zależnego, w innych uczestniczą w posiedzeniach komitetu w charakterze stałego gościa. Częstą praktyką jest również włączanie do składu komitetu dyrektorów generalnych innych urzędów. O ile kontakt z dyrektorem generalnym nie jest ograniczony, relacja ta również stanowi dla komitetu jedno z cenniejszych źródeł informacji o zagrożeniach funkcjonowania kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w ministerstwie. Podkreślono rolę komitetu audytu jako kanału transmisyjnego pomiędzy ministrem a audytem wewnętrznym. Niektórzy uczestnicy spotkania sygnalizowali przypadki utrudnionego dostępu komitetu do informacji nt. faktycznych oczekiwań kierownictwa (ministra/ ewentualnie dyrektora generalnego). Sytuacja taka powoduje zawężenie zakresu działalności zarówno komitetu, jak i audytu wewnętrznego, ograniczając możliwość adekwatnego wsparcia ministra.
Następnie Pani Agnieszka Giebel, Dyrektor Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych, przedstawiła uczestnikom spotkania przykładowy roczny kalendarz działań komitetu audytu w podziale na kwartały. Harmonogram obejmuje propozycje działania, które mają charakter cykliczny i są związane z terminami określonymi przepisami prawa i ewentualnie regulacjami wewnętrznymi. Zaprezentowany harmonogram może być uzupełniony o dodatkowe działania, wynikające z założeń strategicznych ministerstwa/działu, komitetu, audytu wewnętrznego, a także dodatkowych projektów/działań. Pani Dyrektor zwróciła uwagę, że sporządzając harmonogram prac warto uwzględnić w nim również regularne, coroczne spotkania komitetu z audytorami wewnętrznymi zatrudnionymi w ministerstwie oraz w jednostkach w dziale/działach. Wskazane są również spotkania komitetu z kierownikami jednostek w dziale/działach.
Następnie Pani Dyrektor Agnieszka Giebel poinformowała członków komitetów o opracowaniu przez Ministerstwo Finansów nowego wzoru sprawozdania z realizacji zadań komitetu podkreślając, że nowy wzór odnosi się w większym stopniu do efektów prac komitetów audytu, tj. nie ogranicza się wyłącznie do podejmowanych działań, oraz zawiera opisy zadań, jakie komitet audytu może podejmować realizując działania doradcze z zakresu kontroli zarządczej oraz audytu wewnętrznego. Pani Dyrektor zachęciła do zapoznania się z nowym wzorem i do skorzystania z niego przy składaniu sprawozdań za rok 2014.
Po zakończeniu części oficjalnej kontynuowano dyskusje w kuluarach. Uczestnicy wyrazili akceptację dla przyjętej formy spotkania oraz zasugerowali zwiększenie ich częstotliwości, przy jednoczesnym zawężeniu zakresu tematycznego poszczególnych spotkań.
Wzór sprawozdania dostępny jest na stronie Ministerstwa Finansów: BIP/Ministerstwo Finansów/Działalność/Finanse publiczne/Kontrola zarządcza i audyt wewnętrzny/Komitety audytu w sektorze publicznym/Sprawozdania z realizacji zadań/ Wzór sprawozdania z realizacji zadań komitetu audytu dla działu/działów.
