Na bezpiecznej stronie Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (link otwiera nowe okno w innym serwisie) pojawiają są następujące komunikaty:
1. "Zarejestrowany" - komunikat dotyczący rejestracji plików w systemie GIIF,
2. "Podpis oczekuje na sprawdzenie" - komunikat dotyczący weryfikacji podpisu elektronicznego,
3. "Podpis poprawny" - komunikat dotyczący rozszyfrowywania przesłanych plików,
4. "Podpis niepoprawny" - komunikat dotyczący rozszyfrowywania przesłanych plików,
5. "Transakcje wczytano" - komunikat dotyczący wczytywania transakcji z pliku,
6. "Niepoprawny" - komunikat dotyczący rozszyfrowywania przesłanych plików,
Ad.1: Komunikat "Zarejestrowany" - oznacza, iż plik został przyjęty do systemu GIIF.
W przypadku przesyłania plików poprzez stronę WWW status ten jest widoczny natychmiast po przesłaniu pliku (plik jest natychmiast zidentyfikowany i przypisany do instytucji, która go przesłała).
W przypadku przesyłania plików pocztą elektroniczną status ten pojawi się po rozszyfrowaniu pliku, co w zależności od oczekujących plików może potrwać do kilku godzin; dzieje się tak dlatego, że identyfikacja przesłanego pliku i jego przypisanie do konkretnej instytucji może nastąpić dopiero po weryfikacji podpisu elektronicznego i rozszyfrowaniu pliku.
Ad.2: Komunikat "Podpis oczekuje na sprawdzenie" - oznacza, że system informatyczny GIIF oczekuje na weryfikację autentyczności podpisu elektronicznego;
Czas potrzebny na sprawdzenie autentyczności to 1 godzina; Czas ten wynika z ustawy o podpisie elektronicznym - taki czas mają kwalifikowane urzędy certyfikacji, w których system informatyczny GIIF weryfikuje autentyczność podpisu.
Ad.3: Komunikat "Podpis poprawny" - oznacza, że podpis został zweryfikowany jako autentyczny i plik oczekuje na rozszyfrowanie.
Ad.4: Komunikat "Podpis niepoprawny" - oznacza, że podpis został zweryfikowany jako niepoprawny i plik nie będzie rozszyfrowywany, a jego status zmieni się na "Do wyjaśnienia".
Ad.5: Komunikat "Transakcje wczytano" - oznacza, że w rozszyfrowanym pliku system informatyczny GIIF znalazł poprawnie zapisane (w formacie tekstowym lub xml) dane o transakcjach i transakcje te zostały wczytane do systemu informatycznego GIIF. To oznacza, że instytucja obowiązana przesłała do GIIF poprawny plik - w sposób zgodny z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 21 września 2001 r. w sprawie określenia wzoru rejestru transakcji, sposobu jego prowadzenia oraz trybu dostarczania danych z rejestru Generalnemu Inspektorowi informacji Finansowej (Dz. U. Nr 113, poz. 1210 z późn. zm.). Proces przesłania pliku zakończony został poprawnie.
Ad.6: Komunikat "Niepoprawny" - oznacza, że w rozszyfrowanym pliku system informatyczny GIIF znalazł dane zapisane i przesłane przez instytucję obowiązaną z naruszeniem ustalonych przedmiotowym rozporządzeniem Ministra Finansów formatów przesyłania danych (tekstowego lub xml). Instytucja obowiązana powinna zweryfikować poprawność przesłanych danych pod względem formalnej ich zgodności z formatem zawartym w rozporządzeniu i po zidentyfikowaniu błędu należy przesłać poprawione dane po raz kolejny.
Uwaga:
Status paczki "zarejestrowana", status pliku "transakcje wczytano" oznacza, że instytucja obowiązana spełniła ustawowy obowiązek, tzn. zarejestrowane transakcje zgodnie z art.8 ustawy z dnia 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2010 r. Nr 46, poz. 276, ze zm.), przesłała do GIIF (SI*GIIF) zgodnie z art.11 ww. ustawy.
Nie jest to jednak jednoznaczne, że wszystkie dane transakcji zawarte w pliku są poprawne.
Dane transakcji zawarte w pliku muszą spełniać reguły walidacji określone w komunikacie: "Opis obowiązkowości pól w formularzach na stronie WWW i walidacji pól wykorzystywanych w plikach z transakcjami (wymagania dodatkowe w stosunku do zasad sprawdzania długości pól i rodzajów znaków określonych w rozporządzeniu)".
